Udzielamy informacji o programach pomocowych realizowanych przez PARP.
Ścieżka Smart
FAQ Na pytania przedsiębiorców i beneficjentów odpowiadają eksperci z PARP
Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku, dla każdego wydatku należy opisać sposób w jaki wydatki zostały oszacowane oraz wskazać źródła danych, na podstawie których zostały określone kwoty poszczególnych wydatków. Jeśli uznają Państwo za właściwe szacowanie wysokości wydatku na podstawie 3 ofert, jest to dozwolone. Zgodnie z postanowieniami § 5 ust. 2 umowy o dofinansowanie, do oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków stosuje się Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.
W odpowiedzi na zadane pytanie informuję, że możliwy jest zakup usługi doradczej świadczonej przez spółkę celową należącą do jednostki badawczej pod warunkiem, że koszty doradztwa planowane przez Wnioskodawcę będą wpisywały się w zakres działań przewidzianych w ramach kategorii w punkcie 4.3.7 Usługi zewnętrzne (doradztwo) Przewodnika kwalifikowalności wydatków (załącznik nr 2 do Regulaminu wyboru projektów).
W przypadku, kiedy Wnioskodawca przewiduje współpracę z jednostką badawczą i chciałby otrzymać punkty w kryterium „Współpraca w związku z projektem” powinien wykazać, że współpraca ta przyniesie wymierne korzyści wynikające z wybranej formy współpracy. Zakres współpracy musi w sposób bezpośredni wpisywać się w zadania przewidziane w projekcie i być, potwierdzony umową. Tym samym, współpraca powinna być związana z projektem (umowy ramowe, nie wskazujące na związek z projektem, nie spełniają tego wymogu) i odbywać się w trakcie realizacji projektu, lecz nie powinna stanowić kosztu kwalifikowanego.
Wobec powyższego jeśli zakres świadczonej usługi w ramach kategorii 4.3.7 Usługi zewnętrzne (doradztwo) pokrywa się z zakresem współpracy nie można uznać, że kryterium rankingujące jest spełnione, ponieważ współpraca nie może stanowić kosztu kwalifikowanego.
Kluczowe dla udzielenia odpowiedzi jest ustalenie, jak wydatki związane z wyjazdami są wpisane i uzasadnione w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu. Jeśli są to 2 niezależne wyjazdy: 1 – udział w targach, 2 – udział w misji wyjazdowej, wówczas stawka powinna być zaplanowana 2 razy. Każdy wyjazd powinien być osobno rozliczony: 1 wyjazd = 1 wskaźnik = 1 rozliczenie wskaźnika.
Fakt, że w przedsiębiorstwie beneficjenta ten sam pracownik merytorycznie odpowiada za kwestie związane z udziałem w targach oraz weźmie udział w misji gospodarczej oraz że terminy następują bezpośrednio po sobie nie powinno mieć znaczenia dla rozliczenia.
Przy czym zgodnie z § 6 ust. 6 załącznika nr 1 do umowy o dofinansowanie „Szczegółowe warunki realizacji modułów” wskaźnikiem rozliczającym stawkę jednostkową jest: „Zrealizowany wyjazd służbowy na 1 pracownika”.
Wynajem lasera, który będzie niezbędny do prowadzenia prac B+R w module B+R może być wydatkiem kwalifikowalnym w kategorii 3.3.8 Usługi zewnętrzne (koszty operacyjne), gdzie w ppkt. d) wskazany jest wynajem/leasing aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń wykorzystywanych w celu prowadzenia badań przemysłowych i prac rozwojowych albo tylko prac rozwojowych wyłącznie w zakresie i przez okres, w jakim są one wykorzystywane na potrzeby realizowanego projektu. Z kolei jeśli będą Państwo zlecać badania związane z użyciem lasera podmiotowi zewnętrznemu na podstawie umowy, wówczas usługę prac B+R należy wykazać w kategorii 3.3.2 Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo).
W dokumentacji konkursowej nie jest zabronione by zadania realizowane w ramach podwykonawstwa były realizowane zdalnie. Będzie to zależało od specyfiki zadań zaplanowanych w module. Dodatkowo, należy wskazać, że będzie to również przedmiotem oceny.
Podpisanie umowy warunkowej z podwykonawcą lub członkiem zespołu projektowego nie będzie stanowiło rozpoczęcia realizacji projektu, nawet jeśli koszt ich zadań jest objęty dofinansowaniem. Umowa warunkowa, tj. zawierająca warunek uzależniający czas jej wejścia w życie od zdarzenia przyszłego i niepewnego nie stanowi zaciągnięcia prawnie wiążącego zobowiązania, a tym samym nie stanowi wcześniejszego rozpoczęcia projektu. Jak wskazano w Instrukcji wypełniania wniosku za rozpoczęcie realizacji projektu uznaje się rozpoczęcie prac B+R. Jednocześnie trzeba potwierdzić, że nie są kwalifikowane koszty czynności przygotowawczych, czyli w tym przypadku koszty związane z podpisaniem takiej umowy warunkowej.
Obiektywnie i bezspornie o konflikcie interesów można mówić w sytuacji, gdy kierownik B+R jest zatrudniony na tym samym wydziale uczelni, który jest podwykonawcą w projekcie. Natomiast z uwagi na fakt, iż poszczególne wydziały uczelni charakteryzują się pewną autonomią oraz odrębnością organizacyjną, należy przyjąć, że konflikt interesów nie występuje, gdy podwykonawcą w projekcie (dotyczy to modułu B+R) jest inny wydział uczelni, aniżeli ten, w którym zatrudniony jest kierownik B+R. Dlatego też w celu zbadania, czy występuje konflikt interesów niezbędne jest pozyskanie od kierownika B+R aktualnej informacji o jednostce organizacyjnej uczelni (np. wydziale), w której jest zatrudniony, albo świadczy pracę w ramach umowy cywilno-prawnej.
Zgodnie z przytoczonym fragmentem Przewodnika kwalifikowalności wydatków zmiana umowy o pracę nie jest konieczna. Zadania wykonywane przez pracownika w ramach projektu mogą zostać udokumentowane również w porozumieniu lub zakresie czynności służbowych pracownika lub w opisie stanowiska pracy.
Odnośnie powierzenia roli podwykonawcy spółce celowej powiązanej kapitałowo z uczelnią, z którą w stosunku pracy pozostaje Kierownik B+R, to zgodnie z postanowieniami Kryteriów wyboru projektów Kierownik B+R nie może być wykonawcą jakichkolwiek prac po stronie podwykonawcy. Dotyczy to stosunku pracy, stosunków cywilnoprawnych lub innych form współpracy.
W przypadku wykonywania przez dany personel jakichkolwiek zadań związanych z zarządzaniem, nadzorem lub koordynacją projektem badawczo-rozwojowym będącym przedmiotem modułu B+R lub zarządzeniem modułem B+R lub zarządzaniem projektem (składającym się także z innych modułów niż moduł B+R), koszt jego wynagrodzenia jest niekwalifikowalny w kategorii Personel projektu. Koszt wynagrodzenia takich osób (np. kierownika projektu, kierownika prac rozwojowych, kierownika merytorycznego) stanowi w całości wydatek kwalifikowalny w kategorii Koszty pośrednie (ogólne).
Pytanie nie precyzuje z jaką jednostką w ramach uczelni może zostać nawiązana współpraca w formie podwykonawstwa. Zgodnie z Kryteriami wyboru projektu Potencjał do realizacji modułu dla modułu B+R: Wykonawcą prac w ramach podwykonawstwa nie może być podstawowa jednostka organizacyjna uczelni (np. wydział), z którym kierownik B+R lub kierownik zarządzający modułem pozostaje w stosunku pracy, stosunku cywilnoprawnym lub innej formie współpracy. Należy także rozważyć wystąpienie potencjalnego konfliktu interesów w przypadku całej uczelni, biorąc pod uwagę szczegółowy zakres merytoryczny projektu, zakres obowiązków Kierownika B+R w uczelni, a także zakres podwykonawstwa.
Opisując stawkę wynagrodzenia dla pracowników należy potwierdzić zasadność wydatku i wyjaśnić metodę jego szacowania. Instrukcja wypełniania wniosków daje wskazówki jakie informacje powinny być zawarte w poszczególnych punktach wniosku. Jeśli nie posiadają Państwo wewnętrznego Regulaminu wynagradzania, to we wniosku należy przedstawić uzasadnienie przyjętej stawki wynagradzania na podstawie dostępnych w przedsiębiorstwie dokumentów i opisać stan faktyczny. W instrukcji wskazano, że należy wydatek uzasadnić, wskazać sposób oszacowania oraz wskazać z nazwy źródła danych, na podstawie których określono kwoty poszczególnych wydatków.
Personel B+R mogą stanowić osoby zatrudnione w formie umowy o pracę oraz umów zlecenia. Mogą to być zarówno osoby będące pracownikami beneficjenta na podstawie umów o pracę, z którymi zostały zawarte dodatkowe umowy zlecenia na realizację prac B+R, jak również inne osoby, które nie są zatrudnione na umowę o pracę, które mają zawartą z beneficjentem wyłącznie umowę zlecenie. Właściwą kategorią wydatków w tym przypadku jest kategoria 3.3.1 Personel projektu wskazana w Przewodniku kwalifikowalności wydatków dla priorytetu 1 FENG (załącznik nr 2 do Regulaminu wyboru projektów).
Osoby stanowiące Personel B+R wpisane z imienia i nazwiska we wniosku o dofinansowanie – zarówno zatrudnione na umowę o pracę, jak i na podstawie umowy zlecenie w kategorii 3.3.1 Personel projektu nie muszą być wybierane zgodnie z zasadą konkurencyjności opisaną w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.
Osoby, które nie są wskazane we wniosku z imienia i nazwiska, których zatrudnienie planowane jest formie umowy zlecenia muszą zostać wybrane zgodnie z zasadą konkurencyjności opisaną w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.
W ramach personelu projektu (pozycja 3.3.1 z Przewodnika kwalifikowalności) nie mogą być uznane za kwalifikowane koszty świadczenia usług B+R w ramach umów B2B, w tym świadczonych przez przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą ani koszty świadczenia usług na podstawie umowy o dzieło. Umowy te powinny być ujmowane w kategorii 3.3.2 Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo). W stosunku do takich kosztów, w każdym przypadku należy dokonać wyboru podwykonawcy zgodnie z zasadą konkurencyjności opisaną w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.
We wskaźniku „Miejsca pracy utworzone we wspieranych jednostkach” należy uwzględnić osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę oraz umowy zlecenia, wskazując liczbę średnich rocznych ekwiwalentów pełnego czasu pracy.
Nie są kosztem kwalifikowanym w kategorii – Personel projektu. W kategorii personel projektu, czyli kategorii opisanej w poz. 3.3.1 Przewodnika kwalifikowalności wydatków (załącznik nr 2 do Regulaminu Wyboru Projektów) koszty świadczenia usług związanych z pracami badawczo–rozwojowymi przez przedsiębiorcę, w tym również osobę fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą nie będą uznane za wydatki kwalifikowane. Korzystanie z usług w zakresie prac badawczo–rozwojowych świadczonych w formule B2B jest kwalifikowane w kategorii 3.3.2 Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo). Wyboru podwykonawcy należy dokonać zgodnie z Wytycznymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 tj. m.in. z zachowaniem trybu konkurencyjnego.
Kadra naukowo – badawcza stanowiąca personel projektu (kategoria 3.3.1 Personel projektu) to m.in. pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy cywilnoprawnej (umowa zlecenie). Dla personelu badawczego wskazanego z imienia i nazwiska nie ma obowiązku stosowania zasady konkurencyjności [patrz. Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków, podrozdział 3.2, sekcja 3.2.1, pkt 1 lit i (przepis Wytycznych odnosi się wyłącznie do prac badawczo-rozwojowych prowadzonych w projekcie przez osoby fizyczne wskazane w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu, posiadające wymagane kwalifikacje, pozwalające na przeprowadzenie prac badawczo-rozwojowych zgodnie z tym wnioskiem)]. Jeżeli osoby nie są wskazane z imienia i nazwiska we wniosku, zasadę konkurencyjności należy stosować do umów zlecenia.
Z kolei osoby zatrudnione na umowę o dzieło należy kwalifikować w kategorii 3.3.2 Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo) i dla nich należy stosować wybór wykonawcy w oparciu o Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków.
Odpowiadając na pytanie - dla zadania realizowanego zarówno przez osoby z kategorii personel projektu, jak i podwykonawcę, należy dodać dwa rodzaje wydatków: dla kategorii Personel projektu i kategorii Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo), co jest zgodne z Instrukcją wypełniania wniosku, która wskazuje, że do każdego zadania należy wskazać wydatki (poprzez przycisk „Dodaj wydatek”), które wnioskodawca planuje ponieść w związku z realizacją danego zadania. Praca podwykonawcy nie powinna być wydzielana do osobnego zadania, lecz do osobnego wydatku danego zadania.
Nie. Koszty ponoszone na podstawie umowy B2B mogą być kwalifikowalne w kategorii 3.3.2 Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo). Przy czym wybór podwykonawców musi odbywać się zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków.
Nie ma zakazu łączenia funkcji kierownika prac B+R oraz kierownika zarządzającego modułem. Natomiast zarówno kierownik B+R jak i kierownik modułu stanowi kadrę zarządzającą i koszty wynagrodzenia takich osób, nie stanowią kosztów kwalifikowanych w pozycji 3.3.1 Personel projektu opisanej w Przewodniku kwalifikowalności wydatków, co zostało wprost w tymże Przewodniku wskazane.
Ponadto, jeśli ta sama osoba pełni różne funkcje w zespole projektowym, należy wpisać ją we wniosku o dofinansowanie (pola dotyczące zespołu projektowego) dwukrotnie i odrębnie określić jej zadania i zakres zaangażowania w kontekście danej funkcji (informacje zawarte w Instrukcji wypełniania wniosku) oraz wypełnić dodatkowo tabelę z doświadczeniem w zakresie informacji o dotychczas zrealizowanych projektach.
Zgodnie z Przewodnikiem kwalifikowalności wydatków, pkt. 3.3.1 Personel projektu - w przypadku wykonywania przez dany personel jakichkolwiek zadań związanych z zarządzaniem, nadzorem lub koordynacją projektem badawczo-rozwojowym będącym przedmiotem modułu B+R lub zarządzeniem modułem B+R lub zarządzaniem projektem (składającym się także z innych modułów niż moduł B+R), koszt jego wynagrodzenia jest niekwalifikowalny w kategorii Personel projektu. W związku z tym, jeżeli dana osoba pełni rolę Kierownika B+R oraz inne role (np. eksperta wykonującego prace B+R) to jej wynagrodzenie musi zostać sfinansowane w całości w ramach kategorii koszty pośrednie (ogólne), pkt. 3.3.9 Przewodnika kwalifikowalności wydatków.