Udzielamy informacji o programach pomocowych realizowanych przez PARP.
Ścieżka Smart
FAQ Na pytania przedsiębiorców i beneficjentów odpowiadają eksperci z PARP
Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku, dla każdego wydatku należy opisać sposób w jaki wydatki zostały oszacowane oraz wskazać źródła danych, na podstawie których zostały określone kwoty poszczególnych wydatków. Jeśli uznają Państwo za właściwe szacowanie wysokości wydatku na podstawie 3 ofert, jest to dozwolone. Zgodnie z postanowieniami § 5 ust. 2 umowy o dofinansowanie, do oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków stosuje się Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.
W odpowiedzi na zadane pytanie informuję, że możliwy jest zakup usługi doradczej świadczonej przez spółkę celową należącą do jednostki badawczej pod warunkiem, że koszty doradztwa planowane przez Wnioskodawcę będą wpisywały się w zakres działań przewidzianych w ramach kategorii w punkcie 4.3.7 Usługi zewnętrzne (doradztwo) Przewodnika kwalifikowalności wydatków (załącznik nr 2 do Regulaminu wyboru projektów).
W przypadku, kiedy Wnioskodawca przewiduje współpracę z jednostką badawczą i chciałby otrzymać punkty w kryterium „Współpraca w związku z projektem” powinien wykazać, że współpraca ta przyniesie wymierne korzyści wynikające z wybranej formy współpracy. Zakres współpracy musi w sposób bezpośredni wpisywać się w zadania przewidziane w projekcie i być, potwierdzony umową. Tym samym, współpraca powinna być związana z projektem (umowy ramowe, nie wskazujące na związek z projektem, nie spełniają tego wymogu) i odbywać się w trakcie realizacji projektu, lecz nie powinna stanowić kosztu kwalifikowanego.
Wobec powyższego jeśli zakres świadczonej usługi w ramach kategorii 4.3.7 Usługi zewnętrzne (doradztwo) pokrywa się z zakresem współpracy nie można uznać, że kryterium rankingujące jest spełnione, ponieważ współpraca nie może stanowić kosztu kwalifikowanego.
Zgodnie z opisem kryterium Podwykonawstwo nie jest uznawane jako forma współpracy w kontekście kryterium rankingującego „Współpraca w związku z projektem”. Podwykonawstwo to zadanie zlecone, zainicjowane przez zleceniodawcę (strona silniejsza, określająca zakres zadania, harmonogram i cenę) oraz realizowane zgodnie z warunkami zlecenia przez zleceniobiorcę (strona słabsza), który musi zaproponować konkurencyjną ofertę wykonania zlecenia. Beneficjent (zleceniodawca) posiada pełnię praw związanych z przedmiotem zlecenia. Podwykonawstwo nie jest tym samym oparte na równości stron, albo odnoszenia obopólnych korzyści, co powinna zakładać współpraca.
Przedsiębiorstwa nawiązujące umowę współpracy deklarują dążenie do określonego celu - obie strony zobowiązują się do współdziałania na rzecz wyznaczonego celu oraz wykonywania obowiązków. Umowę o współpracy charakteryzuje stosunek oparty na zaufaniu i lojalności partnerów, w szczególności do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa, powstrzymywania się od działalności konkurencyjnej.
Co do zasady jest dopuszczalna współpraca z jednostką, której pracownikiem naukowym jest osoba pełniąca w module B+R funkcję kierownika B+R. Konflikt interesów może zachodzić w przypadku podwykonawstwa. Natomiast samo podwykonawstwo nie jest formą współpracy. Podwykonawstwo nie będzie uznawane za formę współpracy w kontekście kryterium rankingującego „Współpraca w związku z projektem”.
Przedsiębiorstwa nawiązujące umowę współpracy deklarują dążenie do określonego celu - obie strony zobowiązują się do współdziałania na rzecz wyznaczonego celu oraz wykonywania obowiązków. Umowę o współpracy charakteryzuje stosunek oparty na zaufaniu i lojalności partnerów, w szczególności do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa, powstrzymywania się od działalności konkurencyjnej. Niemniej jednak współpraca z organizacjami badawczymi musi być potwierdzona umową. Z zastrzeżeniem, że koszty takiej współpracy nie powinny stanowić kosztu kwalifikowalnego w projekcie. Co istotne, zakres współpracy musi w sposób bezpośredni wpisywać się w zadania przewidziane w projekcie. Potwierdzeniem współpracy w związku z projektem nie może być natomiast samo zatrudnienie pracownika naukowego jednostki w roli kierownika B+R ponieważ w takim przypadku strona silniejsza (wnioskodawca), określa zakres zadania, harmonogram i wynagrodzenie) a (strona słabsza), wykonuje te zadania za określone wcześniej wynagrodzenie. Jednocześnie należy podkreślić, że aspekt współpracy w związku z projektem będzie podlegał ocenie zgodnie z wymogami określonymi w załączniku nr 3 do Regulaminu wyboru projektów – kryteria rankingujące w ramach kryterium „ 5. Współpraca w związku z projektem”.
W modelu finansowym wynagrodzenie kierownika B+R należy uwzględnić w arkuszach „Koszty operacyjne” w kosztach pośrednich wykazanych w pozycji „pozostałe koszty rodzajowe” oraz wpisać w polu Komentarz odpowiednią informację w tym zakresie. Nie należy wykazywać tych kosztów w poszczególnych pozycjach rodzajowych (np. w wynagrodzeniach). Kwotę wynagrodzenia można wpisać łącznie, a w polu „komentarz” wyjaśnić, jakich kosztów będą one dotyczyć (np. koszt wynagrodzenia kierownika projektu). Koszty pośrednie można również rozdzielić proporcjonalnie dla badań przemysłowych i prac rozwojowych, wpisać je w oddzielnych wierszach i wybrać odpowiednią opcję w kolumnie E (Koszty B+R). Można również wpisać je łącznie w jednym wierszu i w kolumnie E wybrać opcję "nie dotyczy". W tym miejscu należy podkreślić, że intensywność wsparcia dla kosztów pośrednich nie wynosi 100% jak wskazano w pytaniu. Jej wysokość jest uzależniona od tego czy koszt pośredni dotyczy prac rozwojowych czy badań przemysłowych. Jeżeli koszt pośredni dotyczy prac rozwojowych przyjmujemy intensywność wsparcia jak dla prac rozwojowych, jeżeli badań przemysłowych intensywność wparcia jak dla badań przemysłowych. Wartość kosztów pośrednich w poszczególnych latach należy obliczyć jako 25% wartości bezpośrednich kosztów prac B+R z wyłączeniem kosztów podwykonawstwa. Koszty pośrednie rozliczane są proporcjonalnie do kosztów bezpośrednich prac B+R.
Kluczowe dla udzielenia odpowiedzi jest ustalenie, jak wydatki związane z wyjazdami są wpisane i uzasadnione w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu. Jeśli są to 2 niezależne wyjazdy: 1 – udział w targach, 2 – udział w misji wyjazdowej, wówczas stawka powinna być zaplanowana 2 razy. Każdy wyjazd powinien być osobno rozliczony: 1 wyjazd = 1 wskaźnik = 1 rozliczenie wskaźnika.
Fakt, że w przedsiębiorstwie beneficjenta ten sam pracownik merytorycznie odpowiada za kwestie związane z udziałem w targach oraz weźmie udział w misji gospodarczej oraz że terminy następują bezpośrednio po sobie nie powinno mieć znaczenia dla rozliczenia.
Przy czym zgodnie z § 6 ust. 6 załącznika nr 1 do umowy o dofinansowanie „Szczegółowe warunki realizacji modułów” wskaźnikiem rozliczającym stawkę jednostkową jest: „Zrealizowany wyjazd służbowy na 1 pracownika”.
Wynajem lasera, który będzie niezbędny do prowadzenia prac B+R w module B+R może być wydatkiem kwalifikowalnym w kategorii 3.3.8 Usługi zewnętrzne (koszty operacyjne), gdzie w ppkt. d) wskazany jest wynajem/leasing aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń wykorzystywanych w celu prowadzenia badań przemysłowych i prac rozwojowych albo tylko prac rozwojowych wyłącznie w zakresie i przez okres, w jakim są one wykorzystywane na potrzeby realizowanego projektu. Z kolei jeśli będą Państwo zlecać badania związane z użyciem lasera podmiotowi zewnętrznemu na podstawie umowy, wówczas usługę prac B+R należy wykazać w kategorii 3.3.2 Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo).
Zgodnie z Instrukcją do modelu finansowego (str. 6), w polu „ZUS jako % płac” należy wstawić prognozowany poziom obciążeń wynagrodzeń brutto z tytułu składek na rzecz ZUS. Dane te wykorzystywane są przez arkusz do obliczania prognozy kosztów z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń na rzecz pracowników. Dalej na stronie 10 ww. instrukcji czytamy: ‘’w części dotyczącej kosztów Wynagrodzeń oraz Ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń należy podać podstawowe grupy lub stanowiska pracowników, poziom zatrudnienia w pełnych etatach oraz wysokość wynagrodzenia brutto dla pracownika. Arkusz automatycznie oblicza koszty wynagrodzeń brutto. W części dotyczącej dotychczasowej działalności dopuszcza się wpisywanie poszczególnych pozycji w sposób skumulowany’’. Zatem należy wpisać wynagrodzenie w kwocie brutto pracownika, natomiast obciążenia pracodawcy związane z wynagrodzeniem zostaną uwzględnione wg stawki wpisanej w polu „ZUS jako % płac”. Model do kosztów B+R dla projektu wyliczy wynagrodzenie brutto wraz z kosztami pracodawcy.
Obiektywnie i bezspornie o konflikcie interesów można mówić w sytuacji, gdy kierownik B+R jest zatrudniony na tym samym wydziale uczelni, który jest podwykonawcą w projekcie. Natomiast z uwagi na fakt, iż poszczególne wydziały uczelni charakteryzują się pewną autonomią oraz odrębnością organizacyjną, należy przyjąć, że konflikt interesów nie występuje, gdy podwykonawcą w projekcie (dotyczy to modułu B+R) jest inny wydział uczelni, aniżeli ten, w którym zatrudniony jest kierownik B+R. Dlatego też w celu zbadania, czy występuje konflikt interesów niezbędne jest pozyskanie od kierownika B+R aktualnej informacji o jednostce organizacyjnej uczelni (np. wydziale), w której jest zatrudniony, albo świadczy pracę w ramach umowy cywilno-prawnej.
W przypadku wykonywania przez dany personel jakichkolwiek zadań związanych z zarządzaniem, nadzorem lub koordynacją projektem badawczo-rozwojowym będącym przedmiotem modułu B+R lub zarządzeniem modułem B+R lub zarządzaniem projektem (składającym się także z innych modułów niż moduł B+R), koszt jego wynagrodzenia jest niekwalifikowalny w kategorii Personel projektu. Koszt wynagrodzenia takich osób (np. kierownika projektu, kierownika prac rozwojowych, kierownika merytorycznego) stanowi w całości wydatek kwalifikowalny w kategorii Koszty pośrednie (ogólne).
Opisując stawkę wynagrodzenia dla pracowników należy potwierdzić zasadność wydatku i wyjaśnić metodę jego szacowania. Instrukcja wypełniania wniosków daje wskazówki jakie informacje powinny być zawarte w poszczególnych punktach wniosku. Jeśli nie posiadają Państwo wewnętrznego Regulaminu wynagradzania, to we wniosku należy przedstawić uzasadnienie przyjętej stawki wynagradzania na podstawie dostępnych w przedsiębiorstwie dokumentów i opisać stan faktyczny. W instrukcji wskazano, że należy wydatek uzasadnić, wskazać sposób oszacowania oraz wskazać z nazwy źródła danych, na podstawie których określono kwoty poszczególnych wydatków.
Personel B+R mogą stanowić osoby zatrudnione w formie umowy o pracę oraz umów zlecenia. Mogą to być zarówno osoby będące pracownikami beneficjenta na podstawie umów o pracę, z którymi zostały zawarte dodatkowe umowy zlecenia na realizację prac B+R, jak również inne osoby, które nie są zatrudnione na umowę o pracę, które mają zawartą z beneficjentem wyłącznie umowę zlecenie. Właściwą kategorią wydatków w tym przypadku jest kategoria 3.3.1 Personel projektu wskazana w Przewodniku kwalifikowalności wydatków dla priorytetu 1 FENG (załącznik nr 2 do Regulaminu wyboru projektów).
Osoby stanowiące Personel B+R wpisane z imienia i nazwiska we wniosku o dofinansowanie – zarówno zatrudnione na umowę o pracę, jak i na podstawie umowy zlecenie w kategorii 3.3.1 Personel projektu nie muszą być wybierane zgodnie z zasadą konkurencyjności opisaną w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.
Osoby, które nie są wskazane we wniosku z imienia i nazwiska, których zatrudnienie planowane jest formie umowy zlecenia muszą zostać wybrane zgodnie z zasadą konkurencyjności opisaną w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.
W ramach personelu projektu (pozycja 3.3.1 z Przewodnika kwalifikowalności) nie mogą być uznane za kwalifikowane koszty świadczenia usług B+R w ramach umów B2B, w tym świadczonych przez przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą ani koszty świadczenia usług na podstawie umowy o dzieło. Umowy te powinny być ujmowane w kategorii 3.3.2 Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo). W stosunku do takich kosztów, w każdym przypadku należy dokonać wyboru podwykonawcy zgodnie z zasadą konkurencyjności opisaną w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.
Nie są kosztem kwalifikowanym w kategorii – Personel projektu. W kategorii personel projektu, czyli kategorii opisanej w poz. 3.3.1 Przewodnika kwalifikowalności wydatków (załącznik nr 2 do Regulaminu Wyboru Projektów) koszty świadczenia usług związanych z pracami badawczo–rozwojowymi przez przedsiębiorcę, w tym również osobę fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą nie będą uznane za wydatki kwalifikowane. Korzystanie z usług w zakresie prac badawczo–rozwojowych świadczonych w formule B2B jest kwalifikowane w kategorii 3.3.2 Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo). Wyboru podwykonawcy należy dokonać zgodnie z Wytycznymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027 tj. m.in. z zachowaniem trybu konkurencyjnego.
Kadra naukowo – badawcza stanowiąca personel projektu (kategoria 3.3.1 Personel projektu) to m.in. pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy cywilnoprawnej (umowa zlecenie). Dla personelu badawczego wskazanego z imienia i nazwiska nie ma obowiązku stosowania zasady konkurencyjności [patrz. Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków, podrozdział 3.2, sekcja 3.2.1, pkt 1 lit i (przepis Wytycznych odnosi się wyłącznie do prac badawczo-rozwojowych prowadzonych w projekcie przez osoby fizyczne wskazane w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu, posiadające wymagane kwalifikacje, pozwalające na przeprowadzenie prac badawczo-rozwojowych zgodnie z tym wnioskiem)]. Jeżeli osoby nie są wskazane z imienia i nazwiska we wniosku, zasadę konkurencyjności należy stosować do umów zlecenia.
Z kolei osoby zatrudnione na umowę o dzieło należy kwalifikować w kategorii 3.3.2 Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo) i dla nich należy stosować wybór wykonawcy w oparciu o Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków.
Odpowiadając na pytanie - dla zadania realizowanego zarówno przez osoby z kategorii personel projektu, jak i podwykonawcę, należy dodać dwa rodzaje wydatków: dla kategorii Personel projektu i kategorii Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo), co jest zgodne z Instrukcją wypełniania wniosku, która wskazuje, że do każdego zadania należy wskazać wydatki (poprzez przycisk „Dodaj wydatek”), które wnioskodawca planuje ponieść w związku z realizacją danego zadania. Praca podwykonawcy nie powinna być wydzielana do osobnego zadania, lecz do osobnego wydatku danego zadania.
Nie. Koszty ponoszone na podstawie umowy B2B mogą być kwalifikowalne w kategorii 3.3.2 Usługi zewnętrzne (podwykonawstwo). Przy czym wybór podwykonawców musi odbywać się zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków.
Nie ma zakazu łączenia funkcji kierownika prac B+R oraz kierownika zarządzającego modułem. Natomiast zarówno kierownik B+R jak i kierownik modułu stanowi kadrę zarządzającą i koszty wynagrodzenia takich osób, nie stanowią kosztów kwalifikowanych w pozycji 3.3.1 Personel projektu opisanej w Przewodniku kwalifikowalności wydatków, co zostało wprost w tymże Przewodniku wskazane.
Ponadto, jeśli ta sama osoba pełni różne funkcje w zespole projektowym, należy wpisać ją we wniosku o dofinansowanie (pola dotyczące zespołu projektowego) dwukrotnie i odrębnie określić jej zadania i zakres zaangażowania w kontekście danej funkcji (informacje zawarte w Instrukcji wypełniania wniosku) oraz wypełnić dodatkowo tabelę z doświadczeniem w zakresie informacji o dotychczas zrealizowanych projektach.
Zgodnie z Przewodnikiem kwalifikowalności wydatków, pkt. 3.3.1 Personel projektu - w przypadku wykonywania przez dany personel jakichkolwiek zadań związanych z zarządzaniem, nadzorem lub koordynacją projektem badawczo-rozwojowym będącym przedmiotem modułu B+R lub zarządzeniem modułem B+R lub zarządzaniem projektem (składającym się także z innych modułów niż moduł B+R), koszt jego wynagrodzenia jest niekwalifikowalny w kategorii Personel projektu. W związku z tym, jeżeli dana osoba pełni rolę Kierownika B+R oraz inne role (np. eksperta wykonującego prace B+R) to jej wynagrodzenie musi zostać sfinansowane w całości w ramach kategorii koszty pośrednie (ogólne), pkt. 3.3.9 Przewodnika kwalifikowalności wydatków.
Zgodnie z wcześniejszymi wyjaśnieniami - jedynym obowiązkowym załącznikiem do wniosku o dofinansowanie jest Model finansowy, przesyłany do PARP wraz z wnioskiem o dofinansowanie w systemie LSI. Na etapie oceny projektu Wnioskodawca nie jest wzywany do dostarczenia jakichkolwiek dokumentów potwierdzających informacje zawarte we wniosku. Niezależnie czy Wnioskodawca planuje zaciągnięcie pożyczki/kredytu w banku, czy pożyczki od udziałowców jedynym obowiązkowym załącznikiem do wniosku pozostaje Model finansowy.
W ramach kryterium „Zdolność Wnioskodawcy do finansowej realizacji projektu” ocenie podlega m.in. czy Wnioskodawca przedstawił adekwatne źródła finansowania realizacji projektu. Ocena spełnienia kryterium dokonywana jest w oparciu o informacje zawarte w Modelu finansowym, które muszą być spójne z informacjami we wniosku o dofinansowanie/„Źródła finansowania”. Wszystkie informacje dotyczące planowanego sposobu finansowania projektu (w tym szczegóły pożyczki od udziałowców) należy więc umieścić w formie opisowej w Modelu finansowym/ Zakładka „Finansowanie”/w polu „Komentarz”. Należy tam zamieścić informacje takie jak:
- informacje dotyczące zawartych umów warunkowych z udziałowcami (jeśli dotyczy), w których zobowiązują się oni do dostarczenia kapitału w przypadku uzyskania dofinansowania przez Wnioskodawcę;
- szczegółowe warunki zawartych w umowie pożyczki tj. kwota pożyczki, okres na jaki pożyczka będzie zaciągnięta, wskazanie od kogo pożyczka będzie pochodziła itp;
- potwierdzenie, że pożyczkodawca posiada zdolność finansową umożliwiającą udzielenie ww. pożyczki np. poprzez wskazanie stanu środków pieniężnych na rachunku bankowym pożyczkodawcy/ posiadanego majątku, aktywów, itd.
O dokumenty potwierdzające uzyskanie zewnętrznego finansowania projektu (zgodnie z wcześniejszymi informacjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie oraz w Modelu finansowym) Wnioskodawca zostanie poproszony przed zawarciem umowy o dofinansowanie (jeśli projekt zostanie wybrany do dofinansowania). Przy czym posiadanie zawartej umowy pożyczki nie jest warunkiem koniecznym do podpisania umowy o dofinansowanie. W takim przypadku w § 2 ust. 9 umowy o dofinansowanie zostanie zawarty warunek dostarczenia umowy pożyczki przed pierwszą wypłatą dofinansowania ramach modułu, którego pożyczka dotyczy.
Jednocześnie zwracamy uwagę, że maksymalny poziom dofinansowania (80%) odnosi się do wydatków kwalifikowalnych. Wkład własny jest różnicą pomiędzy kwotą wydatków ogółem a kwotą dofinansowania.