Udzielamy informacji o programach pomocowych realizowanych przez PARP.
Promocja marki innowacyjnych MŚP
FAQ Na pytania przedsiębiorców i beneficjentów odpowiadają eksperci z PARP
Aktualizacja odpowiedzi 9.08.2024 r.
W związku z licznymi pytaniami i wątpliwościami w zakresie kwalifikowania kosztów podróży służbowych, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości po konsultacjach z Instytucją Zarządzającą, informuje o doprecyzowaniu przyjętej w działaniu 2.25 FENG Promocja marki innowacyjnych MŚP, definicji „pracownika”.
„Pracownikiem” jest osoba, która została zatrudniona przez Wnioskodawcę na podstawie umowy o pracę, na podstawie umowy cywilnoprawnej tj. umowy zlecenia, a której zakres obowiązków (zakres obowiązków jest wymagany przy umowie o pracę, przy osobie prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą będącą wnioskodawcą oraz przy umowie zlecenie) potwierdza zatrudnienie bezpośrednio przy realizacji projektu lub osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą będąca Wnioskodawcą.
Nie jest „pracownikiem” osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, z którą Wnioskodawca zawarł umowę B2B oraz osoba, z którą zawarł umowę o dzieło, gdyż zgodnie z przyjętą w FENG zasadą, takie umowy są traktowane jako podwykonawstwo.
Za kwalifikowalne uznaje się koszty podróży służbowych ww. pracowników wnioskodawcy uczestniczących w targach w charakterze wystawcy lub misjach gospodarczych, rozliczanych stawkami jednostkowymi.
Za koszty kwalifikowalne uznaje się koszty podróży służbowych pracowników wnioskodawcy uczestniczących w targach w charakterze wystawcy lub misjach gospodarczych (rozliczane stawkami jednostkowymi). Za pracownika uznaje się osobę zatrudnioną na umowę o pracę oraz osobę prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą będącą wnioskodawcą lub osobę współpracującą w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z wnioskodawcą będącym osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą.
W ramach kosztów pośrednich możliwe jest finansowanie kosztów takich jak: opłata rejestracyjna dotycząca udziału w targach; rezerwacja miejsca wystawowego na targach; wpis do katalogu targowego; transport i ubezpieczenie eksponatów; biletów wstępu na wydarzenia targowe oraz wydarzenia towarzyszące targom; organizacja pokazów, prezentacji i degustacji.
Koszty pośrednie traktowane są jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych, aby potwierdzić, że poniesione zostały wydatki na koszty pośrednie.
Udział w co najmniej jednym wydarzeniu targowym w charakterze wystawcy podczas imprezy ze stoiskiem narodowym z listy opracowanej przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii (zamknięta lista wydarzeń),
wizualizacja Marki Polskiej Gospodarki wg nowego logotypu.
W przypadku rozliczenia wydatków w formie stawek jednostkowych, warunkiem wypłaty dofinansowania lub zatwierdzenia wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę jest osiągnięcie wskaźników produktu właściwych do rozliczenia stawki jednostkowej. Rozliczenie wydatków polega na wykazaniu we wniosku o płatność wykonania zadań i osiągnięcia wskaźników produktu właściwych do rozliczenia stawki jednostkowej lub na zwrocie niewykorzystanych środków w przypadku nieosiągnięcia wskaźników i niewykonania zadań.
Weryfikacja wydatków rozliczanych stawką jednostkową polega na sprawdzeniu, czy i na jakim poziomie zrealizowano wskaźniki rozliczające stawkę jednostkową, o której mowa w Przewodniku kwalifikowalności wydatków dla Działania 02.25 , stanowiącym załącznik nr 2 do Regulaminu wyboru projektów, na podstawie:
1) dokumentów potwierdzających udział w imprezach, których celem jest promocja produktów/ usług pod marką produktową Beneficjenta, zależnych od typu imprezy, tj.:
a) w przypadku udziału w targach w charakterze wystawcy - wpis do oficjalnego katalogu targowego lub inny dokument potwierdzony przez organizatora targów,
b) w przypadku wyjazdowej misji gospodarczej połączonej:
1. z udziałem w targach w roli zwiedzającego - bilet wstępu na targi dla każdego uczestnika i raport z przebiegu misji;
2. z udziałem w konferencji branżowej - przedstawienie potwierdzenia rejestracji lub biletów wstępu dla każdego uczestnika konferencji oraz raportu z przebiegu misji;
2) dokumentów potwierdzających liczbę osób reprezentujących Beneficjenta w związku z udziałem w imprezie/wydarzeniu, w tym polecenie wyjazdu służbowego dla każdego uczestnika wskazujące dane delegowanej osoby (imię, nazwisko, stanowisko lub funkcja, forma zatrudnienia/współpracy), cel podróży służbowej (rodzaj, nazwę i lokalizację imprezy), termin, datę wystawienia, dane i podpis wystawiającego, podpis delegowanego.
W ramach weryfikacji stawek jednostkowych sprawdzeniu mogą podlegać następujące dokumenty (w trakcie weryfikacji wniosków o płatność lub w trakcie kontroli na miejscu lub na innym etapie realizacji czy nadzorowania projektu):
1) programy imprez,
2) dokumentacja potwierdzająca związek uczestnika wyjazdu z Beneficjentem, w szczególności umowa o pracę i adekwatny zakres obowiązków,
3) dokumentacja zdjęciowa z imprezy, tj. co najmniej 3 wyraźne zdjęcia wskazujące miejsce imprezy.
W przypadku wydatków zapłaconych w walucie obcej, w celu rozliczenia wydatku kwalifikowalnego, jego wartość w dniu poniesienia (faktyczny rozchód środków pieniężnych) należy przeliczyć na PLN zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przyjętą polityką rachunkowości.
Do działań promocyjnych zalicza się udział wnioskodawcy w charakterze wystawcy w targach ze stoiskiem narodowym (lista wydarzeń stanowi załącznik nr 8 do Regulaminu wyboru projektów), wyjazdowe misje gospodarcze połączone z udziałem w targach lub konferencjach branżowych oraz kampanie promocyjne.
Podatek VAT może stanowić wydatek kwalifikowalny tylko wtedy, gdy wnioskodawcy i innym podmiotom zaangażowanym w realizację projektu nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego lub ubiegania się o zwrot podatku VAT.
Koszty mogą zostać poniesione najwcześniej po dniu złożenia wniosku, z wyjątkiem niektórych kosztów objętych pomocą de minimis.
Informujemy, że w ramach oceny kryterium nr 12 Innowacyjność Wnioskodawcy sprawdzimy czy wnioskodawca załączył do wniosku o dofinansowanie odpowiednie sprawozdanie złożone do GUS (za wskazany w opisie kryterium okres) potwierdzające poniesienie nakładów na działalność badawczo-rozwojową (PNT-01) lub wdrożenia innowacji produktowej lub w procesach biznesowych (PNT-02/PNT-02u). Termin dostarczenia sprawozdań do GUS nie będzie weryfikowany.
Wyjaśniamy, że w przypadku misji wyjazdowych kwalifikowalne są koszty podróży służbowych pracowników wnioskodawcy (rozliczane stawkami jednostkowymi) obejmujące koszty:
- diet;
- ubezpieczenia uczestników podróży na czas wyjazdu służbowego;
- uzyskania niezbędnych wiz;
- zakupu noclegów;
- transportu w tym zakupu biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych, promowych lub wynajem lub wykorzystanie samochodu jako środka umożliwiającego dojazd na miejsce docelowe, oraz wymagane opłaty dodatkowe, w tym za bagaż i nadbagaż, wybór miejsca w samolocie, parking, winiety, przejazd autostradą lub inną płatną drogą lub wynajmu lub wykorzystania samochodu jako środka umożliwiającego komunikację miejscową;
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej lub wynajmu lub wykorzystania samochodu jako środka umożliwiającego komunikację.
Nie obejmują zatem kosztów biletów wstępu na targi w roli zwiedzającego czy też konferencje branżowe.
Należy jednak podkreślić, że koszty biletów wstępu na targi w roli zwiedzającego lub konferencje branżowe kwalifikowane są w ramach kosztów pośrednich, stanowiących 7% kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów projektu, rozliczanych metodą ryczałtową.
W ramach tej kategorii kosztów kwalifikowalnych możliwe jest finansowanie w ramach pomocy de minimis kosztów, w szczególności::
- opłata rejestracyjna dotycząca udziału w targach;
- rezerwacja miejsca wystawowego na targach;
- wpis do katalogu targowego;
- transport i ubezpieczenie eksponatów;
- biletów wstępu na wydarzenia targowe oraz wydarzenia towarzyszące targom tj. kongresy, konferencje, seminaria;
- organizacja pokazów, prezentacji i degustacji.
Obliczone w ten sposób koszty traktowane są jako wydatki poniesione. Nie ma zatem obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych, aby potwierdzić, że poniesione zostały wydatki na koszty pośrednie.
Zgodnie z Kryteriami wyboru projektów okres realizacji projektu nie może wykraczać poza końcową datę okresu kwalifikowalności wydatków w ramach FENG. Tym samym potwierdzamy, że terminem zakończenia projektu może być 31.12.2029 r.
Sugerujemy jednak, aby planować projekty nie dłuższe niż 24 miesiące. Łatwiej i precyzyjniej możliwe jest oszacowanie kosztów dla takich wydatków. Ponadto, PARP planuje nabory wniosków w ramach działania 2.25 raz w roku, co umożliwi złożenie kolejnego wniosku na dalsze lata planowanej ekspansji zagranicznej.