Pomiń nawigację
Pytanie #10846
Link bezpośredni do tego pytania

Aktualizacja odpowiedzi 9.08.2024 r.

W związku z licznymi pytaniami i wątpliwościami w zakresie kwalifikowania kosztów podróży służbowych, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości po konsultacjach z Instytucją Zarządzającą, informuje o doprecyzowaniu przyjętej w działaniu 2.25 FENG Promocja marki innowacyjnych MŚP, definicji „pracownika”.

„Pracownikiem” jest osoba, która została zatrudniona przez Wnioskodawcę na podstawie umowy o pracę, na podstawie umowy cywilnoprawnej tj. umowy zlecenia, a której zakres obowiązków (zakres obowiązków jest wymagany przy umowie o pracę, przy osobie prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą będącą wnioskodawcą oraz przy umowie zlecenie) potwierdza zatrudnienie bezpośrednio przy realizacji projektu lub osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą będąca Wnioskodawcą.

Nie jest „pracownikiem” osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, z którą Wnioskodawca zawarł umowę B2B oraz osoba, z którą zawarł umowę o dzieło, gdyż zgodnie z przyjętą w FENG zasadą, takie umowy są traktowane jako podwykonawstwo.

Za kwalifikowalne uznaje się koszty podróży służbowych ww. pracowników wnioskodawcy uczestniczących w targach w charakterze wystawcy lub misjach gospodarczych, rozliczanych stawkami jednostkowymi.

Za koszty kwalifikowalne uznaje się koszty podróży służbowych pracowników wnioskodawcy uczestniczących w targach w charakterze wystawcy lub misjach gospodarczych (rozliczane stawkami jednostkowymi). Za pracownika uznaje się osobę zatrudnioną na umowę o pracę oraz osobę prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą będącą wnioskodawcą lub osobę współpracującą w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z wnioskodawcą będącym osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą.

Pytanie #10769
Link bezpośredni do tego pytania

W ramach kosztów pośrednich możliwe jest finansowanie kosztów takich jak: opłata rejestracyjna dotycząca udziału w targach; rezerwacja miejsca wystawowego na targach; wpis do katalogu targowego; transport i ubezpieczenie eksponatów; biletów wstępu na wydarzenia targowe oraz wydarzenia towarzyszące targom; organizacja pokazów, prezentacji i degustacji.

Koszty pośrednie traktowane są jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych, aby potwierdzić, że poniesione zostały wydatki na koszty pośrednie.

Pytanie #10753
Link bezpośredni do tego pytania

W przypadku rozliczenia wydatków w formie stawek jednostkowych, warunkiem wypłaty dofinansowania lub zatwierdzenia wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę jest osiągnięcie wskaźników produktu właściwych do rozliczenia stawki jednostkowej. Rozliczenie wydatków polega na wykazaniu we wniosku o płatność wykonania zadań i osiągnięcia wskaźników produktu właściwych do rozliczenia stawki jednostkowej lub na zwrocie niewykorzystanych środków w przypadku nieosiągnięcia wskaźników i niewykonania zadań.

Weryfikacja wydatków rozliczanych stawką jednostkową polega na sprawdzeniu, czy i na jakim poziomie zrealizowano wskaźniki rozliczające stawkę jednostkową, o której mowa w Przewodniku kwalifikowalności wydatków dla Działania 02.25 , stanowiącym  załącznik nr 2 do Regulaminu wyboru projektów, na podstawie: 

1)  dokumentów potwierdzających udział w imprezach, których celem jest promocja produktów/ usług pod marką produktową Beneficjenta, zależnych od typu imprezy, tj.: 

a)   w przypadku udziału w targach w charakterze wystawcy - wpis do oficjalnego katalogu targowego lub inny dokument potwierdzony przez organizatora targów, 

b)   w przypadku wyjazdowej misji gospodarczej połączonej:

1.       z udziałem w targach w roli zwiedzającego - bilet wstępu na targi dla każdego uczestnika i raport z przebiegu misji;

2.       z udziałem w konferencji branżowej - przedstawienie potwierdzenia rejestracji lub biletów wstępu dla każdego uczestnika konferencji oraz raportu z przebiegu misji; 

2)  dokumentów potwierdzających liczbę osób reprezentujących Beneficjenta w związku z udziałem w imprezie/wydarzeniu, w tym polecenie wyjazdu służbowego dla każdego uczestnika wskazujące dane delegowanej osoby (imię, nazwisko, stanowisko lub funkcja, forma zatrudnienia/współpracy), cel podróży służbowej (rodzaj, nazwę i lokalizację imprezy), termin, datę wystawienia, dane i podpis wystawiającego, podpis delegowanego. 

W ramach weryfikacji stawek jednostkowych sprawdzeniu mogą podlegać następujące dokumenty (w trakcie weryfikacji wniosków o płatność lub w trakcie kontroli na miejscu lub na innym etapie realizacji czy nadzorowania projektu): 

1) programy imprez, 

2) dokumentacja potwierdzająca związek uczestnika wyjazdu z Beneficjentem, w szczególności umowa o pracę i adekwatny zakres obowiązków, 

3) dokumentacja zdjęciowa z imprezy, tj. co najmniej 3 wyraźne zdjęcia wskazujące miejsce imprezy.

Pytanie #10752
Link bezpośredni do tego pytania

W przypadku wydatków zapłaconych w walucie obcej, w celu rozliczenia wydatku kwalifikowalnego, jego wartość w dniu poniesienia (faktyczny rozchód środków pieniężnych) należy przeliczyć na PLN zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przyjętą polityką rachunkowości.

 

Pytanie #10749
Link bezpośredni do tego pytania

Beneficjent zobowiązuje się do zapewnienia finansowania realizacji Projektu. Wkład własny należy wnieść w formie pieniężnej i nie może być sfinansowany ze środków publicznych.

Pytanie #10748
Link bezpośredni do tego pytania

Do działań promocyjnych zalicza się udział wnioskodawcy w charakterze wystawcy w targach ze stoiskiem narodowym (lista wydarzeń stanowi załącznik nr 8 do Regulaminu wyboru projektów), wyjazdowe misje gospodarcze połączone z udziałem w targach lub konferencjach branżowych oraz kampanie promocyjne.

Pytanie #10746
Link bezpośredni do tego pytania

Koszty mogą zostać poniesione najwcześniej po dniu złożenia wniosku, z wyjątkiem niektórych kosztów objętych pomocą de minimis.

Pytanie #10725
Link bezpośredni do tego pytania

Wyjaśniamy, że w przypadku misji wyjazdowych kwalifikowalne są koszty podróży służbowych pracowników wnioskodawcy (rozliczane stawkami jednostkowymi) obejmujące koszty:

  • diet;
  • ubezpieczenia uczestników podróży na czas wyjazdu służbowego;
  • uzyskania niezbędnych wiz;
  • zakupu noclegów;
  • transportu w tym zakupu biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych, promowych lub wynajem lub wykorzystanie samochodu jako środka umożliwiającego dojazd na miejsce docelowe, oraz wymagane opłaty dodatkowe, w tym za bagaż i nadbagaż, wybór miejsca w samolocie, parking, winiety, przejazd autostradą lub inną płatną drogą lub wynajmu lub wykorzystania samochodu jako środka umożliwiającego komunikację miejscową;
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej lub wynajmu lub wykorzystania samochodu jako środka umożliwiającego komunikację.

Nie obejmują zatem kosztów biletów wstępu na targi w roli zwiedzającego czy też konferencje branżowe. 

Należy jednak podkreślić, że koszty biletów wstępu na targi w roli zwiedzającego lub konferencje branżowe kwalifikowane są w ramach kosztów pośrednich, stanowiących 7% kwalifikowalnych bezpośrednich kosztów projektu, rozliczanych metodą ryczałtową.   

W ramach tej kategorii kosztów kwalifikowalnych możliwe jest finansowanie w ramach pomocy de minimis kosztów, w szczególności::

  • opłata rejestracyjna dotycząca udziału w targach;
  • rezerwacja miejsca wystawowego na targach;
  • wpis do katalogu targowego;
  • transport i ubezpieczenie eksponatów;
  • biletów wstępu na wydarzenia targowe oraz wydarzenia towarzyszące targom tj. kongresy, konferencje, seminaria;
  • organizacja pokazów, prezentacji i degustacji.

Obliczone w ten sposób koszty traktowane są jako wydatki poniesione. Nie ma zatem obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych, aby potwierdzić, że poniesione zostały wydatki na koszty pośrednie.