Zgodnie z treścią wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków 2021-2027, VAT może być kosztem kwalifikowalnym w projekcie, którego łączny koszt jest mniejszy niż 5 mln EUR (włączając VAT).

W projektach o wartości przekraczającej 5 mln EUR, VAT może być kwalifikowalny jedynie wówczas, gdy brak jest prawnej możliwości odzyskania podatku VAT zgodnie z przepisami prawa krajowego.

Dodatkowo zgodnie z pkt. 6 podrozdziału 3.5. Wytycznych „zapłacony podatek VAT może być uznany za wydatek kwalifikowalny wyłącznie wówczas, gdy beneficjentowi ani żadnemu innemu podmiotowi zaangażowanemu w realizację projektu lub wykorzystującemu do działalności opodatkowanej produkty będące efektem realizacji projektu, zarówno w fazie realizacyjnej jak i operacyjnej, ani uczestnikowi projektu, czy innemu podmiotowi otrzymującemu wsparcie z EFS+, zgodnie z obowiązującym prawodawstwem krajowym, nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego lub ubiegania się o zwrot podatku VAT. Posiadanie wyżej wymienionego prawa (potencjalnej prawnej możliwości) wyklucza uznanie wydatku za kwalifikowalny, nawet jeśli faktycznie zwrot nie nastąpił, np. ze względu na niepodjęcie przez podmiot czynności zmierzających do realizacji tego prawa.”

Należy mieć także na uwadze to, że zgodnie z powszechnie obowiązującymi w Polsce przepisami podatkowymi, beneficjenci podejmujący działalność komercyjną zobowiązani są do zwrotu zrefundowanej w ramach projektu części poniesionego VAT, jeżeli zaistnieją przesłanki umożliwiające odzyskanie tego podatku. Obowiązek odnosi się do całego okresu, w jakim beneficjenci mogą nabyć prawo do odzyskania części poniesionego VAT, zgodnie z art. 91 ustawy o VAT, tj. nawet przez okres 10 lat i nie ogranicza się do okresu trwałości projektu.

Niezależnie od formy wsparcia,  z pomocą publiczną mamy do czynienia, o ile wsparcie:

a) dotyczy przedsiębiorstwa (przedsiębiorcy) w rozumieniu unijnego prawa konkurencji

b) jest przyznawane przez państwo lub pochodzi ze środków państwowych,

c) udzielane jest na warunkach korzystniejszych niż oferowane na rynku,

d) ma charakter selektywny (uprzywilejowuje określone przedsiębiorstwo lub przedsiębiorstwa albo produkcję określonych towarów),

e) grozi zakłóceniem lub zakłóca konkurencję oraz wpływa na wymianę handlową między Państwami Członkowskimi UE.

a) Przedsiębiorca to każdy podmiot zaangażowany w działalność gospodarczą, niezależnie od jego formy prawnej i źródeł jego finansowania. Co więcej, nie ma znaczenia, czy jest to podmiot nastawiony na zysk czy też nie. Przedsiębiorcą może być również stowarzyszenie czy fundacja, które nie działają z zamiarem osiągania zysku. Należy podkreślić, iż przepisy prawa unijnego znajdują zastosowanie także w odniesieniu do podmiotów sektora publicznego prowadzących działalność gospodarczą, np. jednostek samorządy terytorialnego i ich spółek. Dlatego należy przede wszystkim wziąć pod uwagę, czy wnioskodawca albo którykolwiek z jego partnerów prowadzą taką działalność, która może generalnie podlegać normalnym zasadom gry rynkowej (nawet jeśli w konkretnych warunkach motyw zysku jest wyłączony).

Działalnością gospodarczą, według unijnego prawa konkurencji, będzie zaś (rozumiane bardzo szeroko) oferowanie na rynku towarów bądź świadczenie na nim usług.

W ramach działania 5.1 FEPW przesłanka wystąpi w przypadku jakiejkolwiek sprzedaży towarów lub usług w związku z wykorzystaniem produktów projektu (infrastrukturą, środkami trwałymi, wartościami niematerialnymi i prawnymi, czy nieruchomościami nabytymi w ramach projektu).

b) Dotyczy każdego przypadku gdy środki przekazywane przez organy władzy publicznej szczebla centralnego, regionalnego i lokalnego oraz inne podmioty, którym powierzono rolę operatora środków publicznych.

W ramach działania 5.1 FEPW przesłanka wystąpi zawsze ze względu rodzaj środków oraz sposób ich przyznania.

c) Pomoc stanowi korzyść ekonomiczną, której przedsiębiorstwo nie uzyskałoby w normalnych warunkach: korzyści taką jest wsparcie finansowe o charakterze bezzwrotnym, a także pożyczki i kredyty o preferencyjnym oprocentowaniu, rozłożenie zobowiązań finansowych na raty o niższej niż rynkowa stopie oprocentowania, zwolnienia podatkowe, itp.

W ramach działania 5.1 FEPW przesłanka wystąpi zawsze ze względu na to, że przyznawana pomoc jest pomocą o charakterze bezzwrotnym.

d) Wsparcie ma charakter selektywny: Selektywność polega na tym, że pomoc finansowa jest udzielana konkretnemu podmiotowi, podmiotom danego sektora gospodarki, podmiotom działającym na określonym obszarze lub produkującym bądź handlującym określonymi towarami.

W ramach działania 5.1 FEPW udzielana pomoc ma charakter selektywny i wystąpi w każdym przypadku udzielenia pomocy w formie środków bezzwrotnych, w sytuacji gdy spełniona jest równocześnie przesłanka a). W przypadku gdy Beneficjent / Partner nie prowadzi bezpośrednio działalności, jednak infrastrukturę wykorzystuje inny przedsiębiorca także należy uznać, że pomoc publiczna przynosi korzyść w sposób selektywny określonym przedsiębiorstwom lub kategoriom przedsiębiorstw lub określonym sektorom gospodarki.

Przesłanka nie wystąpi jednak w przypadku gdy zarządzanie obiektem i środkami trwałymi zostało powierzone operatorowi, wybranemu w drodze otwartej procedury:

• po przeprowadzeniu otwartej, przejrzystej, niedyskryminującej procedury, najlepiej w formie otwartego przetargu oraz
• na podstawie umowy o prowadzenie/zarządzanie, która zagwarantuje, że infrastruktura będzie dostępna dla różnych użytkowników i różnych rodzajów działalności.

e) Wpływ na konkurencję i wymianę handlową jest zagadnieniem najtrudniejszym. Należy więc odwrócić problem. Udowodnienie, że dany środek (wsparcie) nie ma wpływu na wymianę handlową w UE jest trudne. Konieczne byłoby bowiem wykazanie, że przedsiębiorca nie posiada na rynku konkurentów lub jego działalność wpływa wyłącznie na rynek lokalny.
Warto jednak zaznaczyć, że wpływ na konkurencję, o którym mowa w kontekście pomocy publicznej, powinien być co najmniej uprawdopodobniony. Bez znaczenia natomiast pozostaje fakt, iż przedsiębiorca nie eksportuje swoich towarów/usług, ponieważ na tym samym rynku (lokalnym/krajowym) mogą one konkurować z analogicznymi produktami pochodzącymi z innych państw. Dla spełnienia tej przesłanki, wystarczy zatem, aby na rynku mogły konkurować ze sobą co najmniej dwa produkty, pochodzące z różnych państw członkowskich.

Przesłanka ma znaczenie wyłącznie w przypadku, gdy wszystkie wcześniejsze przesłanki wystąpią równocześnie. Oznacza to, że w przypadku gdy w wyniku realizacji projektu finansowanego w ramach działania 5.1 FEPW prowadzona będzie działalność gospodarcza bezpośrednio przez Beneficjenta / Partnera lub pośrednio, gdy operator nie będzie wybrany w procedurze konkurencyjnej, a produkt turystyczny będzie stanowił konkurencję dla co najmniej jednego produktu turystycznego występującego w jednym z państw członkowskich UE.

W ramach FEPW dopuszczalna jest forma partnerstwa, o której mowa w art. 39 ustawy wdrożeniowej.
Jednocześnie zgodnie z Umową o dofinansowanie (projekt Umowy udostępniony w dokumentacji naborowej) w § 4 ust. 1, pkt a) wskazano, że: „za realizację przez Partnera obowiązków wynikających z Umowy odpowiada Beneficjent” oraz pkt c) „wszelkie wynikające z Umowy uprawnienia i zobowiązania Beneficjenta stosuje się odpowiednio do Partnerów, którzy w stosunku do Instytucji Pośredniczącej wykonują je za pośrednictwem Beneficjenta”. Tym samym w przypadku realizacji projektu w formie partnerstwa podmiotem realizującym wskazane zadanie oraz upoważnionym do ponoszenia wydatków może być Partner/jednostka samorządu terytorialnego należąca do Miejskiego Obszaru Funkcjonalnego (MOF).
Beneficjenci/partnerzy zobowiązani są do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w ramach projektu w sposób przejrzysty i proporcjonalny, zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców na warunkach określonych w przepisach dotyczących zamówień publicznych oraz w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków, z uwzględnieniem zapisów Umowy o dofinansowanie projektu. Szczegółowe wymagania dotyczące sposobu udzielania zamówień w związku z realizacją Projektu określone są w Wytycznych dot. kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.
Zasadą pozostaje szacowanie wartości zamówień w ramach jednostki (nie trzeba, sumować wartości zamówienia z innymi zamówieniami udzielanymi w tym samym projekcie przez innych partnerów), pod warunkiem, że umowa o dofinansowanie nie przewiduje w tym zakresie innych rozwiązań. Należy jedynie pamiętać, o zasadzie szacowania zamówień na roboty budowlane i kwestii rozumienia definicji obiektu budowlanego. Gdy przedmiotem zamówienia jest obiekt budowlany wyznaczony wspólną funkcją gospodarczą i techniczną (realizowany wspólnie przez partnerów), wówczas zamawiający/partnerzy powinni dokonać łącznego szacowania, sumując wartość robót składających się na ww. zamówienie.
Niezależnie od powyższego, partnerzy w projekcie mogą fakultatywnie wybrać sposób udzielania zamówień, który będzie zakładał łączne szacowanie ich wartości.

Odnośnie do prawidłowego funkcjonowania projektu w fazie operacyjnej, tj. w okresie trwałości, ten obowiązek ciąży na Beneficjencie. Zgodnie z zasadami udzielania wsparcia, to Beneficjent odpowiada za utrzymanie majątku powstałego w wyniku realizacji projektu minimum w ciągu 5 lat od dnia zakończenia realizacji projektu (przy czym zakończenie realizacji projektu oznacza dzień dokonania płatności końcowej na rachunek bankowy Beneficjenta – w przypadku, gdy w ramach rozliczenia wniosku o płatność końcową Beneficjentowi przekazywane jest dofinansowanie albo dzień zatwierdzenia wniosku o płatność końcową – w pozostałych przypadkach).
Właścicielem zakupionego i powstałego w ramach projektu majątku może być Beneficjent bądź Partner, tj. gmina z MOF, pod warunkiem, że zostanie on wprowadzony do ewidencji środków trwałych danego podmiotu i własność ta nie zostanie przeniesiona na żaden inny podmiot przez wymagany okres, za co również odpowiada Beneficjent.

Przedsiębiorca może sfinansować następujące działania promocyjne:

• udział wnioskodawcy w charakterze wystawcy w wydarzeniach targowych wskazanych w Programie promocji;
• wyjazdowe misje gospodarcze w celu odbycia spotkań z potencjalnymi kontrahentami, połączone z udziałem wnioskodawcy w wydarzeniach targowych w charakterze zwiedzającego lub seminariach/konferencjach branżowych w czasie trwania misji odbywających się na rynkach docelowych wskazanych w Programie promocji, tj. Japonia, Korea Południowa, Filipiny, Indonezja, Malezja, Singapur, Tajlandia, Brunei, Wietnam, Laos, Kambodża;
• kampanie promocyjne ukierunkowane na rynki docelowe wskazane w Programie promocji;
• misję wyjazdową na Polsko-Japońskie Forum Eksportowe (20.05.2025 r.);
• misję wyjazdową na Polsko-Japońskie Forum Inwestycyjne (30.09.2025 r.).

W ramach projektu wnioskodawca może zaplanować kampanię promocyjną związaną z udziałem w wydarzeniach targowych (jako wystawca lub w związku z wyjazdową misją gospodarczą), ukierunkowaną na rynki docelowe wskazane w Programie promocji.

Przez kampanię promocyjną należy rozumieć zespół działań marketingowych, odbywających się w elektronicznych mediach masowych, mających na celu dotarcie do wybranej grupy docelowej.

Nie podlegają dofinansowaniu koszty wytworzenia materiałów promocyjnych tj.:

• katalogi, ulotki lub broszury informacyjne w wersji papierowej,
• gadżety reklamowe.