Pomiń nawigację

Wybór IOB, który świadczyć będzie usługi leży po stronie Wnioskodawcy/Przedsiębiorcy. Zakup środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych leży po stronie Wnioskodawcy. Zatem postępowanie ofertowe prowadzone jest przez przedsiębiorcę, a nie Instytucje Otoczenia Biznesu.

W myśl zapisów § 3 ust. 1 umowy o dofinansowanie beneficjent zobowiązany jest do realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie, przepisami prawa krajowego, przepisami europejskimi oraz wytycznymi, o których mowa w art. 5 ust. 1 oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020. Zgodnie z § 11 ust. 1 pkt 2) rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 10 lipca 2015 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020, do kosztów kwalifikowanych na realizację inwestycji początkowej zalicza się koszty nabycia albo wytworzenia środków trwałych innych niż określone w pkt 1 przywołanego rozporządzenia; Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020 („wytyczne horyzontalne”) w odniesieniu do definicji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych odwołują się do ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości jak i Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (MSR). W myśl art. 28 ust. 3 i ust. 8 ustawy o rachunkowości koszty wytworzenia, a przedtem środka trwałego w budowie, obejmuje wszystkie koszty dotyczące bezpośrednio lub pośrednio danego obiektu, poniesione od momentu podjęcia decyzji o jego budowie lub zakupie, aż do przejęcia obiektu do używania w stanie kompletnym i zdatnym do użytku. W związku z powyższym, jeżeli koszty wymienione przez Panią poniesione lub uzyskane do dnia przekazania do używania środka trwałego spełniają wymagania określone w ustawie o rachunkowości, jak również warunki kwalifikowalności kosztów określone w umowie o dofinansowanie, stanowią koszty kwalifikowane w projekcie. Wydatki mogą zostać uznane za kwalifikowane wyłącznie w przypadku, gdy będą możliwe do zidentyfikowania na dokumencie „przyjęcie środka trwałego” (OT). Na tę okoliczność należy przedstawić wyciąg z osobnego konta analitycznego związanego z wytworzeniem środka trwałego oraz dokument OT potwierdzający przyjęcie środka trwałego do użytkowania, wskazujący, że koszty przedstawione do rozliczenia faktycznie obciążają wytworzony środek trwały. W przypadku braku możliwości zidentyfikowania kosztów na dokumencie OT (dotyczy przypadku, gdy wpisano wg zestawienia), których nie przesłano do rozliczenia, należy załączyć zestawienie oraz wyszczególnione w nim dokumenty.

Zgodnie z wyjaśnieniami Komisji Europejskiej znajdującymi (punkt 78 i 79) pod pojęciem ponownie wykorzystywanych aktywów należy rozumieć aktywa (np. budynki) wykorzystywane w ramach dotychczasowej działalności (dotychczasowej produkcji wnioskodawcy), które będą jednocześnie wykorzystywane (w całości lub części) w ramach projektu (tj. przy wytwarzaniu nowych produktów uprzednio nieprodukowanych w zakładzie, których dotyczy realizowany projekt). Jeśli aktywa
wykorzystywane w ramach dotychczasowej działalności będą częściowo używane w ramach projektu, wartość księgową ponownie wykorzystywanych aktywów należy liczyć proporcjonalnie do stopnia ich wykorzystania w projekcie. Natomiast wartość księgowa ponownie wykorzystywanych aktywów odnosi się do księgowej wartości netto, tj. kosztu nabycia aktywów minus amortyzacja. Należy pamiętać, że inwestycja początkowa w formie dywersyfikacji produkcji występuje jedynie w przypadku projektów dotyczących wprowadzenia produktów uprzednio nieprodukowanych w zakładzie. Inwestycja dotycząca produkcji nowego produktu w kontekście dywersyfikacji dotychczasowej produkcji nie stanowi zatem zwiększenia zdolności produkcyjnej istniejącego zakładu, ale wykreowania nowej zdolności produkcyjnej dla nowego produktu.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości przez wartości niematerialne i prawne rozumie się nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie użyteczności dłuższym niż rok. Ustawa wymienia tu w szczególności:

  1. autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
  2. prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
  3. know-how, 
  4. nabytą wartość firmy oraz koszty zakończonych prac rozwojowych.

Powyższa definicja z ustawy o rachunkowości prezentuje typowe i powszechne podejście, że oprogramowanie jest pozyskiwane przez nabycie, bądź to gotowego towaru „z półki” lub w sposób bardziej złożony – nabycia łącznie z wdrożeniem i dostosowaniem do specjalnych wymogów klienta. Oprogramowanie definiowane jak powyżej, uznane za wartość niematerialną i prawną, nie może być wytworzone jako środek trwały i tym samym jego wartość nie może być wliczana do wartości początkowej jakiegokolwiek środka trwałego wytworzonego przez Beneficjenta we własnym zakresie. Odnosząc się natomiast do art. 16g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz analogicznie art. 22g ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wartość początkową środków trwałych określa się najczęściej według ceny nabycia – w przypadku zakupu środka trwałego, oraz według kosztu wytworzenia – w przypadku wytworzenia środka trwałego we własnym zakresie. W świetle powyższego za koszt wytworzenia środka trwałego uważa się wartość, w cenie nabycia, zużytych do wytworzenia środków trwałych: rzeczowych składników majątku i wykorzystanych usług obcych, kosztów wynagrodzeń za prace wraz z pochodnymi i inne koszty dające się zaliczyć do wartości wytworzonych środków trwałych. Należy więc przyjąć, że w ramach wytworzenia środka trwałego Beneficjent może wytworzyć we własnym zakresie oprogramowanie, które jest dedykowane (przypisane) do pracy wyłącznie z danym środkiem trwałym, lub warunkuje w ogóle pracę na danym środku trwałym. Wydatek na takie oprogramowanie nie może być sklasyfikowany jako samodzielna wartość niematerialna i prawna, lecz jest wliczany do wartości początkowej środka trwałego. Przykładem takiego oprogramowania może być program sterujący pracą specjalistycznej maszyny, czy system umożliwiający pracę komputera. W powyższą definicję wpisuje się oprogramowanie zarządzające stacją ładowania pojazdów elektrycznych oraz obsługi rozliczeń, stanowiące element projektu Beneficjenta. Takim przypadkiem nie jest jednak zakup programu antywirusowego czy graficznego, które mogą być używane na dowolnym komputerze, a także zakup programu do zarządzania planem produkcji, który nie jest przypisany do konkretnego środka trwałego.

Na bazie definicji kosztu wytworzenia nie można w sposób wyczerpujący określić zakresu kosztów składających się na wartość początkową środka trwałego wytworzonego we własnym zakresie. Koszt wytworzenia środków trwałych ustawa o rachunkowości definiuje jako ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy do dnia bilansowego lub przyjęcia środka trwałego do używania. W interpretacji indywidualnej z 20 sierpnia 2014 r. nr ITPB4/423-57/14/AM Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy wyjaśnił, że: "Ustawodawca obejmuje pojęciem kosztu wytworzenia środka trwałego wszelkie koszty, których poniesienie jest związane bezpośrednio z realizacją inwestycji. Oceniając dany wydatek pod kątem możliwości uznania go za element wartości początkowej wytwarzanego we własnym zakresie środka trwałego należy zatem badać, czy stanowi on element procesu wytwarzania tego składnika majątku podatnika. W szczególności, do wartości składających się na koszt wytworzenia środka trwałego należą:

  1. wartość - w cenie nabycia - rzeczowych składników majątku zużytych do wytworzenia środków trwałych, tj. przede wszystkim materiałów, z których został wykonany środek trwały,
  2. wartość - w cenie nabycia - wykorzystanych usług obcych zużytych do wytworzenia środków trwałych, tj. zarówno usług polegających na samym wytwarzaniu środka trwałego (tj. przede wszystkim jego budowie), jak i innych usług niezbędnych do wytworzenia i uczynienia tego składnika majątku zdatnym do używania, 
  3. koszty wynagrodzeń wraz z pochodnymi, tj. przede wszystkim koszty wynagrodzeń dla pracowników zatrudnionych przy realizacji inwestycji". Do kosztu wytworzenia nie zalicza się natomiast kosztów ogólnych zarządu, kosztów sprzedaży oraz pozostałych kosztów operacyjnych i kosztów operacji finansowych, w szczególności odsetek od pożyczek (kredytów) i prowizji, z wyłączeniem odsetek i prowizji naliczonych do dnia przekazania środka trwałego do używania.

Ponadto, w świetle zapisów §12 umowy o dofinansowanie dla projektów realizowanych w ramach Poddziałania 2.3.1 Proinnowacyjne usługi IOB dla MŚP: Beneficjent zobowiązuje się do udzielania zamówienia w ramach projektu zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, 2014-2020, w szczególności w zakresie: sposobu upublicznienia zapytania ofertowego i wyniku postępowania o udzielenie zamówienia, określenia warunków udziału w postępowaniu, sposobu opisu przedmiotu zamówienia, określenia kryteriów oceny ofert i terminu ich składania.

W ppkt 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 jest z kolei mowa, że:

  • dla zamówień o wartości szacunkowej przekraczającej 50 tys. zł netto Beneficjent powinien zastosować zasadę konkurencyjności, 
  • dla zamówień, których wartość szacunkowa zawiera się w przedziale od 20 tys. zł do 50 tys. zł netto włącznie Beneficjent powinien przeprowadzić i udokumentować rozeznanie rynku. Ponadto, dla zamówień o wartości szacunkowej poniżej 20 tys. zł netto zł włącznie Beneficjent powinien zastosować tzw. tryb „rynkowości ceny”. Reasumując: 
  1. w ramach wytworzenia środka trwałego Beneficjent może wykonać wszystkie prace własnymi siłami, jak również może zlecić część prac na zewnątrz – w każdym z tych przypadków mamy bowiem do czynienia z kosztami bezpośrednio związanymi z wytworzeniem danego środka trwałego. 
  2. kryterium rozstrzygającym czy przy ponoszeniu wydatków Beneficjent jest zobowiązany zastosować zasadę konkurencyjności czy nie jest wartość szacunkowa netto przedmiotu zamówienia – jeśli przekroczy ona 50 tys. zł netto wówczas w każdym przypadku Beneficjent jest zobowiązany do jej zastosowania. 
  3. środki trwałe spełniające kryteria wymienione w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości), tj. rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki, zgodnie z ww. ustawą dokumentuje się, celem przyjęcia do używania, poprzez sporządzenie dowodu księgowego przyjęcia środka trwałego do używania (OT). OT sporządza się także w przypadku wytworzenia środka trwałego we własnym zakresie. Dokument OT powinien wskazywać informacje o danym środku trwałym oraz obejmować wszystkie dane związane z tym środkiem trwałym, który zostaje wprowadzony do ewidencji (powinien zawierać elementy wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Dokument OT będzie dla PARP podstawą rozliczenia w zakresie potwierdzenia poniesionych kosztów w danym wniosku o płatność. 

Przedsiębiorca dokonując wyboru IOB musi zachować warunki obowiązujące w dokumentacji, m.in.: te dotyczące powiązań. Tu należy stosować zasady określone w ustawie o utworzeniu PARP. Art. 6c. ustawy o PARP stanowi:

  1. Podmiot, który ubiega się o udzielenie wsparcia przeznaczonego na zakup towarów lub usług lub otrzymał od Agencji takie wsparcie i nie jest zobowiązany do wyboru wykonawcy z zastosowaniem przepisów o zamówieniach publicznych, dokonuje wyboru wykonawcy z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji.
  2. Podmiot, o którym mowa w ust. 1, nie może dokonać zakupu towarów lub usług od podmiotów powiązanych z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między podmiotem, o którym mowa w ust. 1, a wykonawcą, polegające na: 
    1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
    2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji;
    3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 
    4. pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Zgodnie z dokumentacją konkursową nie ma możliwości wyboru IOB w przypadku istnienia powiązań.

Zgodnie z zapisami dokumentacji akredytacji Ośrodków Innowacji, IOB musi współpracować z ekspertami na podstawie umów cywilno-prawnych. Ośrodek Innowacji nie może przedstawić umów o współpracy zawartych z innymi podmiotami niż osoby fizyczne. Eksperci Ci muszą zostać wykazani w fiszkach usług proinnowacyjnych. Tylko takie osoby mogą realizować usługi w ramach poddziałania 2.3.1.

W ramach umowy o dofinansowanie przewiduje się możliwość uzyskania zaliczki. Zaliczka jest przyznawana na zasadach określonych w umowie:

  1. Beneficjentowi w ramach przyznanego dofinansowania może być wypłacana zaliczka w wysokości określonej w harmonogramie płatności, na podstawie złożonych przez beneficjenta i zaakceptowanych przez Instytucję Pośredniczącą wniosków o płatność.
  2. Wypłaty dokonywane z wyodrębnionego rachunku bankowego do obsługi płatności zaliczkowej mogą być dokonywane wyłącznie jako płatności za wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem w ramach Projektu.
  3. Łączna kwota zaliczki nie może przekroczyć 40 % całkowitej wysokości dofinansowania, o której mowa w § 5 ust. 3 Umowy i powinna zostać rozliczona najpóźniej do końca okresu kwalifikowalności. Pozostała kwota dofinansowania może być przekazana beneficjentowi po akceptacji przez Instytucję Pośredniczącą przedłożonych przez beneficjenta wniosków o płatność pośrednią i wniosku o płatność końcową, w terminach określonych w harmonogramie płatności.
  4. W uzasadnionych przypadkach Instytucja Pośrednicząca może zmienić wysokość transzy zaliczki.
  5. Beneficjent może wystąpić z wnioskiem o płatność zaliczkową pod warunkiem wniesienia zabezpieczenia, o którym mowa w § 17 Umowy.
  6. Rozliczenie transzy zaliczki polega na zwrocie niewykorzystanych środków lub wykazaniu we wniosku o płatność kosztów kwalifikowalnych rozliczających transzę zaliczki na podstawie faktycznie poniesionych kosztów.
  7. Beneficjent jest zobowiązany rozliczyć 70% łącznej kwoty przekazanych transz zaliczki w terminie 6 miesięcy od dnia jej przekazania na rachunek bankowy beneficjenta.
  8. Warunkiem otrzymania kolejnej transzy zaliczki jest rozliczenie przez beneficjenta co najmniej 70% wszystkich przekazanych dotychczas transz zaliczek.
  9. Instytucja Pośrednicząca pomniejsza kwotę kolejnych płatności o nierozliczone przez Beneficjenta środki dotychczas otrzymanej przez niego zaliczki.
  10. W przypadku niezłożenia wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę na kwotę lub w terminie 14 dni od dnia upływu terminu, określonego w ust. 9, od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność. 
  11. Do odzyskiwania odsetek, o których mowa w ust. 12 stosuje się przepisy art. 189 ufp.
  12. Wraz z odsetkami, o których mowa w ust. 12, w terminie wynikającym z decyzji wydanej na podstawie przepisów art. 189 ufp, beneficjent bez wezwania zobowiązany jest do zwrotu nierozliczonej części zaliczki wraz z odsetkami bankowymi naliczonymi od tej kwoty przechowywanej na rachunku bankowym.
  13. Płatność jest pomniejszana o odsetki bankowe narosłe na rachunku bankowym do obsługi zaliczki. Beneficjent składając wniosek o płatność rozliczający zaliczkę zobowiązany jest do przedkładania wyciągów z tego rachunku za okres, którego dotyczy wniosek o płatność. W przypadku konieczności zwrotu odsetek bankowych, Instytucja Pośrednicząca poinformuje Beneficjenta o trybie i terminie zwrotu odsetek. W takim przypadku Beneficjent zobowiązuje się do zwrotu odsetek narosłych na rachunku bankowym Beneficjenta do obsługi zaliczki.
  14. W przypadku poniesienia przez beneficjenta wydatków kwalifikowalnych ze środków własnych beneficjent jest uprawniony do przekazania ze środków zaliczki kwot odpowiadających dofinansowaniu poniesionych wydatków kwalifikowalnych na rachunek bankowy beneficjenta.