Pomiń nawigację

Beneficjant w ramach kategorii Koszty działań informacyjno-promocyjnych, z uwzględnieniem realizacji komponentu edukacyjnego skierowanego do potencjalnych pomysłodawców oraz pomysłodawców zakwalifikowanych do programu inkubacji może ponosić wydatki niezbędne dla promocji projektu, w szczególności na obsługę i rozwój strony internetowej. Wydatki te nie mogą jednak prowadzić do nabycia na rzecz wnioskodawcy środków trwałych ani wartości niematerialnych i prawnych, które stanowiłyby pomoc publiczną. Należy podkreślić, iż zgodnie z zasadą dostępności produktów projektu dla osób niepełnosprawnych, strony internetowe powinny być czytelne dla każdego, w szczególności muszą być przygotowane zgodnie ze standardem WCAG 2.0 na poziomie AA.

Koszty niekwalifikowane projektu stanowią wszystkie wydatki ogólne projektu, które zgodnie z tabelą XI. Wniosku o dofinansowanie nie mają pokrycia w finansowaniu ze źródeł projektu, tj. ze środków wspólnotowych (EFRR, do 85% wydatków kwalifikowanych) lub z krajowych środków publicznych (budżet państwa, do 15% wydatków kwalifikowalnych). W związku z tym, że partnerzy projektu ponoszą własne wydatki kwalifikowane w projekcie (wykazywane szczegółowo w Załączniku 3 do wniosku o dofinansowanie - Rozszerzony plan finansowy), Wnioskodawca w ramach spełnienia wskazanego kryterium wykazuje dysponowanie odpowiednimi środkami przez wszystkie podmioty uprawnione do ponoszenia wydatków kwalifikowanych w projekcie. 6 Sposób i źródła finansowania wydatków niekwalifikowanych będą przedmiotem oceny wniosku o dofinansowanie w trakcie spotkania z Wnioskodawcą na posiedzeniu Panelu ekspertów.

Koszt podatku VAT poniesionego w ramach projektów 1.1.1 PO PW, zgodnie z przyjętym systemem finansowania operacji, jest niekwalifikowany do wsparcia. Indywidualne interpretacje Izb Skarbowych nie będą stanowiły podstaw dla jego zmiany.

W ramach kosztów kwalifikowalnych projektu możliwe jest sfinansowanie kosztów wynagrodzeń osób zarządzających projektem w podmiotach partnerskich projektu. Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie (wersja z 30.04.2018 r.) w tabeli wniosku w polu: Zasoby Partnerów niezbędne do inkubacji przedsiębiorstw – Zasoby kadrowe – Opis kwalifikacji oraz doświadczenia pracowników niezbędnych do realizacji projektu i świadczenia usług na rzecz startupów w wierszu: Ekspert należy przedstawić opis kwalifikacji i doświadczenia eksperta oraz zadanie, do którego dana osoba zostanie zaangażowana przez Partnera, np. rozliczanie projektu lub związane z udzielaną pomocą publiczną. Pole Ekspert można powielać, w zależności od tego, ile osób wymaganych będzie przez danego Partnera w ramach personelu projektu. Tym samym oprócz zasobów kadrowych dedykowanych właściwemu procesowi inkubacji przedsiębiorstw (Managerowie Inkubacji, eksperci technologiczni) Partnerzy mogą przewidzieć personel, o którym mowa w §5 ust. 4 pkt 2b) Regulaminu konkursu (str. 7), adekwatnie do rodzaju, zakresu i skali działań, jakie dany Partner będzie realizował w projekcie. Kryteria wyboru nie ustanawiają szczegółowych wymagań dla członków kadry zarządzającej stanowiącej personel Partnerów, jednakże zasób ten podlega ocenie w ramach Kryterium 4: Zasoby i potencjał Partnerów do inkubacji przedsiębiorstw typu startup.

Właściwą kategorią dla rozliczenia udziału startupów w targach branżowych, o ile mają one szeroko rozumiany charakter międzynarodowy, jest kategoria „Koszty udziału w międzynarodowych targach, wystawach i misjach gospodarczych przedsiębiorstwa typu startup” niezależnie od miejsca organizacji wydarzenia, zatem również w przypadku targów organizowanych w Polsce.

Właściwą kategorią dla rozliczenia udziału startupów w targach branżowych, o ile mają one szeroko rozumiany charakter międzynarodowy, jest kategoria „Koszty udziału w międzynarodowych targach, wystawach i misjach gospodarczych przedsiębiorstwa typu startup” niezależnie od miejsca organizacji wydarzenia, zatem również w przypadku targów organizowanych w Polsce.

Szczegółowe informacje w zakresie prawidłowego ponoszenia wydatków na wynagrodzenie personelu zostały zamieszczone w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS i FS na lata 2014-2020, Rozdział 6, podrozdział 6.15 dostępnych pod następującym adresem: https://www.polskawschodnia.gov.pl/strony/o-programie/dokumenty/ Pkt 10) ww. podrozdziału stanowi: „Wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne pod warunkiem, że ich wysokość odpowiada stawkom faktycznie stosowanym u beneficjenta poza projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych i FS na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji. Dotyczy to również pozostałych składników wynagrodzenia personelu, w tym nagród i premii.” W odniesieniu do dodatków dla osób zatrudnionych u beneficjenta na umowę o pracę ww. Wytyczne stanowią (podrozdział 6.15.1, pkt 5 - 7): 5) W przypadku okresowego zwiększenia obowiązków służbowych danej osoby, wydatkami kwalifikowalnymi związanymi z wynagrodzeniem personelu mogą być również dodatki do wynagrodzeń, o ile zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, z zastrzeżeniem pkt 6 i 7, przy czym dodatek może być przyznany zarówno jako wyłączne wynagrodzenie za pracę w projekcie albo jako uzupełnienie wynagrodzenia personelu projektu rozliczanego w ramach projektu. 6) Dodatek może być kwalifikowalny, o ile spełnione zostaną łącznie następujące warunki: a) możliwość przyznania dodatku wynika bezpośrednio z prawa pracy b) dodatek został przewidziany w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy, c) dodatek został wprowadzony w danej instytucji co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, przy czym nie dotyczy to przypadku, gdy możliwość przyznania dodatku wynika z aktów prawa powszechnie obowiązującego, d) dodatek potencjalnie obejmuje wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady jego przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników beneficjenta, e) dodatek jest kwalifikowalny wyłącznie w okresie zaangażowania danej osoby do projektu, f) wysokość dodatku uzależniona jest od zakresu dodatkowych obowiązków, przy czym w przypadku wykonywania zadań w kilku projektach u tego samego beneficjenta personelowi projektu przyznawany jest wyłącznie jeden dodatek rozliczany proporcjonalnie do zaangażowania pracownika w dany projekt. 7) Dodatki, o których mowa w pkt. 5 i 6, są kwalifikowalne do wysokości 40% wynagrodzenia podstawowego wraz ze składnikami, o których mowa w podrozdziale 6.15 pkt 3, z zastrzeżeniem, że przekroczenie tego limitu może wynikać wyłącznie z aktów prawa powszechnie obowiązującego.” Należy podkreślić, że zgodnie z pkt8 ppkt b) podrozdziału 6.15 ww. Wytycznych, łączne zaangażowanie zawodowe personelu projektu, niezależnie od formy zaangażowania, w realizację wszystkich projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i FS oraz działań finansowanych z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych podmiotów, nie może przekraczać 276 godzin miesięcznie, co Wnioskodawca winien zweryfikować przed zaangażowaniem danej osoby do projektu.

Nie jest wymagane dysponowanie umowami przedwstępnymi z managerami inkubacji/ekspertami przed rozpoczęciem realizacji projektu. We wniosku należy opisać konkretne osoby, które będą pełnić wskazane role w projekcie. Osoby te powinny być dostępne dla potrzeb projektu najpóźniej w momencie przewidzianym w jego harmonogramie. Od formy ich zaangażowania zależy, jakie kroki należy przedsięwziąć w tym celu. W przypadku osób zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę, nie
jest wymagana żadna dodatkowa procedura. W przypadku osób zaangażowanych do projektu w innej formie, niż umowa o pracę, wymogiem jest wybór takiej osoby w oparciu o odpowiednią procedurę (np. procedurę rozeznania rynku lub zgodnie z zasadą konkurencyjności, o których mowa w rozdziale 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020). 

Zgodnie z § 5 ust. 4 pkt 2 Regulaminu Konkursu „Koszty bezpośrednie personelu projektu” kwalifikowane są koszty wynagrodzenia personelu zaangażowanego w inkubację przedsiębiorstw typu startup, tj. managerów inkubacji i ekspertów niezależnie od formy ich zatrudnienia. Zgodnie z kryteriami wyboru projektów, Platforma startowa powinna posiadać zasoby kadrowe w celu realizacji działań inkubacyjnych. W przypadku, gdy Wnioskodawca nie jest zobowiązany do stosowania ustawy
Prawo zamówień publicznych, w odniesieniu do personelu angażowanego w projekcie na podstawie innej, niż umowa o pracę, zastosowanie mają wymogi określone w rozdziale 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS na lata 2014-2020, w szczególności zapisy dotyczące zasady konkurencyjności. Zwracamy przy tym uwagę na przepis ww. wytycznych w podrozdziale 6.5.2 ust. 2: „W celu uniknięcia konfliktu interesów w przypadku
beneficjenta, który nie jest zamawiającym w rozumieniu PZP, zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo (...)”. Z kolei ust. 3 precyzuje: „Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

  • uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
  • posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji (…),
  • pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  • pozostawaniu w związku małżeńskim w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej lub w stosunku  pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. W oparciu o powyższe, osoby fizyczne będące akcjonariuszem spółki – beneficjenta, mogą zatem podlegać wykluczeniu z możliwości udziału w postępowaniu prowadzonym przez beneficjenta.

Infrastruktura techniczna Wnioskodawcy to zasoby, którymi Wnioskodawca dysponuje dla celu wyświadczenia usług na rzecz przedsiębiorstw typu startup w ramach prowadzonego programu inkubacji. Infrastruktura techniczna powinna odpowiadać zakresowi usług, które Wnioskodawca planuje świadczyć w projekcie. Zasoby techniczne podzielone są na 4 grupy:

  • zasoby lokalowe oraz laboratoryjne (np. powierzchnie co-workingowe, powierzchnie biurowe,
    sale konferencyjne, laboratoria);
  • środki trwałe udostępnione do realizacji projektu (np. wyposażenie biura, urządzenia
    biurowe);
  • zasoby techniczne niezbędne do realizacji projektu (np. oprogramowanie, aplikacje
    specjalistyczne, infrastruktura laboratoryjna);
  • inne niewymienione wyżej zasoby.

Przez infrastrukturę techniczną do celów prowadzenia badań naukowych, prac rozwojowych lub działalności innowacyjnej, o której mowa w definicji Ośrodka innowacji (str. 3 i 4 Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie), rozumieć należy np. specjalistyczny sprzęt, urządzenia, maszyny, dostosowane pomieszczenia dedykowane i wykorzystywane do wyżej wymienionych działań.

Zgodnie z Regulaminem konkursu dla poddziałania 1.1.1 Platformy startowe dla nowych pomysłów § 5. Zasady finansowania projektów, ustęp 4 punkt 1 lit. b) do kosztów bezpośrednich projektu zalicza się koszt specjalistycznych usług związanych z opracowywaniem nowego lub znacząco ulepszonego produktu, w szczególności w zakresie:

  • wsparcia technicznego, technologicznego, inżynierskiego, informatycznego, wzorniczego, w tym zapewnienie niezbędnego oprogramowania i licencji, 
  • zakupu materiałów niezbędnych do przeprowadzenia badań we własnym zakresie przez zespół inkubowanego przedsiębiorstwa typu startup (np. odczynniki, surowce, elementy niezbędne do wykonania prototypu).

Warunki uznania poniesionych kosztów za kwalifikowalne zostały określone w szczególności w:

  • art. 6c ustawy o PARP,  §8 rozporządzenia z dnia 13 lipca 2015 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej w ramach osi I Przedsiębiorcza Polska Wschodnia Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014-2020 (Dz. U. z 2018 r. poz. 110 i 650),
  • Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020; wzorze umowy o dofinansowanie projektu. 

Zatem wydatek dotyczący prac B+R, który odpowiadać będzie wskazanym powyżej kategoriom kosztów oraz poniesiony zostanie zgodnie z wymienionymi regulacjami będzie kwalifikowany do wsparcia. Wydatki kwalifikowane w projekcie ponoszą wyłącznie partnerzy wskazani we wniosku o dofinansowanie. Wydatki partnerów związane z zakupami od startupów w toku inkubacji nie stanowią wydatków kwalifikowanych, a jako mogące powodować ryzyko wystąpienia konfliktu interesów nie powinny mieć miejsca w toku projektu.

Nie sformułowano ścisłych ograniczeń w tym zakresie. Należy mieć jednak na uwadze, że kosztami kwalifikowalnymi projektu są koszty:  niezbędne do realizacji projekt,  poniesione w sposób przejrzysty, racjonalny, efektywny i adekwatny do zaplanowanych przez Wnioskodawcę działań i celów projektu. Zgodnie z Kryterium wyboru projektów nr 9 Wydatki w ramach projektu są kwalifikowalne, racjonalne i uzasadnione. Przez „wydatki uzasadnione” należy rozumieć, iż musza być potrzebne i bezpośrednio związane z realizacją działań zaplanowanych w projekcie. Natomiast przez „wydatki racjonalne” należy rozumieć, iż ich wysokość musi być dostosowana do zakresu zaplanowanych czynności. Nie mogą być zawyżone, ani zaniżone. Wszystkie powyższe wymagania powinny być spełnione przez proponowane, a następnie rozliczane wynagrodzenia w projekcie.

Koszt inwestycji w linię produkcyjną startupu jest kosztem niekwalifikowanym do wsparcia. Wnioskodawca w ramach inkubacji zapewnia świadczenie usług podstawowych oraz specjalistycznych, niezbędnych do rozwoju wspieranego przedsiębiorstwa typu startup, których rezultatem jest opracowany model biznesowy oraz produkt o charakterystyce MVP (minimalnej koniecznej funkcjonalności). Wydatki Platform w ramach inkubacji o cechach stricte inwestycyjnych nie podlegają wsparciu. Należy podkreślić, że w ramach projektu Platforma zapewnia świadczenie usług: podstawowych oraz specjalistycznych, niezbędnych do rozwoju wspieranego przedsiębiorstwa typu startup. Ich rezultatem jest opracowany model biznesowy oraz produkt w wersji MVP (tj. o minimalnej koniecznej funkcjonalności). Można uznać, że w niektórych przypadkach produkt o minimalnej koniecznej funkcjonalności ma cechy 19 prototypu. W odniesieniu do tak rozumianego prototypu możliwy do sfinansowania przez Platformę byłby zatem koszt usług specjalistycznych.

Należy podać okres realizacji projektu (w formacie rrrr/mm/dd), w którym planowane jest rozpoczęcie oraz zrealizowanie pełnego zakresu rzeczowego i finansowego projektu, co jest rozumiane jako okres od pierwszej czynności związanej z projektem do dnia złożenia wniosku o płatność końcową. Należy pamiętać, że okres realizacji projektu w ramach poddziałania 1.1.1 Platformy startowe dla nowych pomysłów może zakończyć się najpóźniej 31.12.2023 r. Rozpoczęcie realizacji projektu może nastąpić przed dniem złożenia wniosku o dofinansowanie w Generatorze Wniosków. Niemniej jednak wydatki poniesione przed datą złożenia wniosku nie będą kwalifikowane do wsparcia. Najpóźniej w ostatnim dniu okresu realizacji projektu beneficjent zobowiązany jest złożyć wniosek o płatność końcową. W związku z tym okres realizacji projektu musi uwzględniać zarówno okres niezbędny do rzeczowej realizacji projektu, jak również czas potrzebny na poniesienie wszystkich zaplanowanych wydatków oraz złożenie wniosku o płatność końcową.

Minimalna kwota kosztów kwalifikowanych projektu wynosi: 10 000 000,00 zł Maksymalna kwota kosztów kwalifikowanych projektu wynosi: 25 000 000,00 zł Maksymalna intensywność dofinansowania projektu wynosi 100 % kosztów kwalifikowalnych.

W ramach konkursu można kwalifikować koszty bezpośrednie personelu oraz koszty pośrednie. Do kosztów bezpośrednich zaliczmy koszty podstawowych usług inkubacji świadczonych na rzecz przedsiębiorstwa typu startup, koszty specjalistycznych usług związanych z opracowaniem nowego lub znacząco ulepszonego produktu, zakupu materiałów niezbędnych do przeprowadzenia badań, wsparcia w obszarze zarządzania i przedsiębiorczości pod kątem rozwijanego pomysłu, wsparcia w obszarze analiz potrzeb klienta wsparcia w obszarze projektowania graficznego, uzyskania ochrony praw własności przemysłowej, koszty udziału w międzynarodowych targach, wystawach i misjach gospodarczych przedsiębiorstwa typu startup, koszty działań informacyjno-promocyjnych, z uwzględnieniem realizacji komponentu edukacyjnego skierowanego do potencjalnych pomysłodawców oraz pomysłodawców zakwalifikowanych do programu inkubacji. Do kosztów bezpośrednich personelu zaliczmy koszty wynagrodzenia personelu zaangażowanego w inkubację przedsiębiorstw typu startup, koszty wynagrodzenia wraz z pozapłacowymi kosztami pracy personelu zarządzającego projektem. Do kosztów pośrednich rozliczanych stawką ryczałtową, w szczególności:

  • koszty wynajmu lub utrzymania budynków niezbędnych dla realizacji projektu, z wyłączeniem kosztów adaptacji pomieszczeń dla celów realizacji projektu;
  • koszty administracyjne, z wyłączeniem kosztów ubezpieczeń majątkowych;
  • koszty delegacji osób zaangażowanych w realizację projektu (tj. personelu zarządzającego projektem i zespołu projektu zaangażowanego w realizację programu inkubacji przedsiębiorstw oraz mentorów);
  • koszty ustanowienia i utrzymania zabezpieczenia.