Pomiń nawigację

Jeśli rezultatem projektu jest oprogramowanie to powinno ono jednocześnie stanowić nową lub znacząco ulepszoną metodę produkcyjną, sposób świadczenia usługi, dostawy, lub znacząco ulepszoną zmianę w zakresie wyrobów będących rzeczami (np. zmiany w zakresie maszyn, urządzeń wnioskodawcy). Należy zatem uznać za niekwalifikowalne, jeśli przedmiotem projektu jest stworzenie oprogramowania, będącego samodzielnym przeznaczonym do sprzedaży produktem (wyrobem, usługą).

Przykład 1: Wnioskodawca jest firmą z branży medycznej produkującą specjalistyczne urządzenia endoskopowe wykorzystywane w chirurgii. Celem udoskonalenia urządzenia Wnioskodawca zlecił jednostce naukowej opracowanie dedykowanego oprogramowania sterującego zintegrowanego z urządzeniem. Przedmiotem i rezultatem projektu będzie znacząco ulepszony istniejący wyrób – endoskop wyposażony w innowacyjny system sterujący.

Przykład 2: Wnioskodawca jest przedsiębiorstwem działającym w branży motoryzacyjnej, świadczącym usługi w zakresie pomiaru oraz kontroli czystości układów olejowych maszyn i urządzeń i w tym zakresie przeprowadza analizy laboratoryjne parametrów cieczy przemysłowych. Celem usprawnienia swoich usług Wnioskodawca zlecił jednostce naukowej opracowanie oprogramowania w postaci algorytmów obliczeniowych do pomiaru klasy czystości cieczy przemysłowych. Stworzone oprogramowanie ma na celu usprawnienie usługi monitoringu i serwisu układów olejowych poprzez zwiększenie dokładności pomiaru, przyspieszenie czynności pomiary oraz zautomatyzowanie procesów. Zakres projektu obejmuje znaczące ulepszanie istniejącej usługi.

Koszty usługi powinny uwzględniać wszystkie składowe niezbędne do osiągnięcia rezultatu projektu. Kwalifikowalność składowych kosztów usługi, w tym materiałów zależy od ich niezbędności do realizacji usługi jednostki naukowej, osiągnięcia rezultatu tej usługi. W przypadku jeśli składową kosztu realizacji usługi będą koszty dotyczące zakupu przez wykonawcę materiałów należy w polu „Nazwa kosztu” obligatoryjnie wskazać rodzajowo te materiały i przypisany im koszt. Niewystarczającym będzie wskazanie „zakup materiałów”, bez ich szczegółowej specyfikacji, charakterystyki i przewidzianej ich wysokości. Uwaga! Należy jednak zaznaczyć, że materiały należy rozumieć jako elementy nie stanowiące odrębnej, kompletnej całości możliwej do samodzielnego wykorzystania i użytkowania. Materiały to w szczególności: materiały eksploatacyjne zużywane w procesie badawczym, surowce, substancje, półfabrykaty, półprodukty służące wytworzeniu rezultatu projektu. W tym znaczeniu nie spełniają pojęcia materiałów np. urządzenia, maszyny, oprzyrządowanie, sprzęt (np. komputery, kamery), aparatura badawcza, laboratoryjna, wyposażenie. W pojęcie materiałów nie wpisują się również wszelkie wydatki mające charakter inwestycyjny lub noszące cechy środków trwałych. Zakupione materiały powinny być wykorzystane w procesie badawczo-rozwojowym i nie powinny stanowić doposażenia jednostki naukowej. Kwalifikowalność zakupu materiałów należy również rozpatrywać w kontekście:

  1. zakresu i celu działania/poddziałania jakim jest zapewnienie przedsiębiorcom przez jednostki naukowe proinnowacyjnej usługi badawczo-rozwojowej nie mającej jednocześnie charakteru inwestycyjnego,
  2. ich niezbędności dla osiągnięcia rezultatu projektu (w tym wytworzenia prototypu wyrobu),
  3. ich komplementarnego charakteru w stosunku do usługi technologicznej stanowiącej główny cel realizacji projektu (mają charakter jedynie pomocniczy, uzupełniający stąd nie powinny stanowić głównego lub znaczącego zakresu kosztów projektu).

Należy podać wartość bazową przed rozpoczęciem realizacji projektu (stan wskaźnika w przedsiębiorstwie wnioskodawcy) oraz wartość docelową po zakończeniu realizacji. Rok dla wartości bazowej powinien być rokiem rozpoczęcia projektu, natomiast rok dla wartości docelowej to rok, w którym projekt będzie zakończony. Celem projektu jest opracowanie nowego lub znacząco ulepszonego wyrobu, usługi, technologii lub nowego projektu wzorniczego. Zatem wskaźniki należy odnieść do tego zakresu. Wdrożenie nie jest obowiązkowe w projekcie. Przedsiębiorca jedynie ma możliwość uzyskania dodatkowych punktów, kiedy przedsiębiorca określi stopień gotowości wdrożeniowej. Zatem wskaźniki przedsiębiorca wskazuje i odnosi jedynie to celu projektu jakim jest opracowanie nowego lub znacząco ulepszonego wyrobu, usługi, technologii lub nowego projektu wzorniczego.

W przypadku szacowania powinno się porównać ceny, na podstawie odpowiedzi od Wykonawców, stron internetowych, rozmów telefonicznych bądź innych źródeł. W przypadku szacowania nie trzeba się zgłaszać do tych firm, które miałyby być ostatecznymi Wykonawcami, do tych, którzy są w kręgu  zainteresowania. Mogą być to inne firmy. Chodzi o ogólne porównanie cen w kontekście tego zagadnienia. Zatem ustalenie wartości na podstawie jednej sprawdzonej oferty nie będzie miało podstaw badania konkurencyjności.

Projekt może obejmować włączenie końcowych użytkowników (w rozumieniu ostatecznych odbiorców produktów przedsiębiorstwa) w proces tworzenia nowego lub znacząco ulepszonego produktu (wyrobu, usługi), nowego projektu wzorniczego lub nowej lub znacząco ulepszonej technologii poprzez ich udział w testowaniu, recenzowaniu, opiniowaniu, identyfikacji potrzeb w zakresie nowego rozwiązania, usługi, prototypu wyrobu. Natomiast, jeżeli chodzi o koszty związane z wydaniem monografii naukowej oraz z organizacją konferencji naukowej, nie będą to koszty kwalifikowalne w ramach tego poddziałania. Zgodnie z Regulaminem konkursu katalog kosztów kwalifikowalnych projektu zgodnie z § 42 pkt 1-3 rozporządzenia obejmuje koszty usługi polegającej na opracowaniu dla MŚP nowego lub znacząco ulepszonego wyrobu, usługi, technologii lub nowego projektu wzorniczego.

Do wniosku o dofinansowanie do działania 2.3.2 POIR nie składa się załączników. W generatorze wniosków nie ma możliwości dołączenia załączników do wniosku.

Zgodnie z Instrukcją, należy wybrać numer kodu Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) działalności, której dotyczy projekt. Kod PKD powinien być podany zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) (Dz. U. z 2015 r., Nr 251, poz. 1885 z późn. zm.) <https://sip.legalis.pl/document-view.seam?documentId=mfrxilrxgaztemztg4za> oraz powinien zawierać dział, grupę, klasę oraz podklasę np. 12.34.Z. Zalecane jest, aby kod PKD działalności, której dotyczy projekt, był ujawniony w dokumencie rejestrowym wnioskodawcy. Należy sprawdzić, czy zakres wnioskowanego projektu nie dotyczy działalności wykluczonych, wymienionych w art. 3 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1301/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i przepisów szczególnych dotyczących celu „Inwestycje na rzecz wzrostu i zatrudnienia” oraz w sprawie uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 (Dz. Urz. UE L 347 z 20.12.2013, str. 289), w art. 1 rozporządzenia KE nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L 352 z 24.12.2013, str. 1) oraz w § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 10 lipca 2015 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, 2014-2020 (Dz. U. z 2015 r., poz. 1027 z późn. zm.). Projekt może zostać dofinansowany jedynie w przypadku, gdy nie dotyczy działalności wykluczonej na podstawie ww. przepisów. 

Zgodnie z Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 8 maja 2015 r. w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020 (zwanymi dalej „Wytycznymi”) zasada równości szans i niedyskryminacji oznacza umożliwienie wszystkim osobom – bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę lub pochodzenie etniczne, wyznawaną religię lub światopogląd, orientację seksualną – sprawiedliwego, pełnego uczestnictwa we wszystkich dziedzinach życia na jednakowych zasadach. We wniosku należy określić, czy projekt będzie zgodny z zasadą równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz uzupełnić opis pozytywnego wpływu projektu na realizację tej zasady, z uwzględnieniem zapisów podrozdziału 5.2 pkt 17 i 18 ww. Wytycznych. Co do zasady neutralny wpływ mogą mieć projekty tylko w wyjątkowych sytuacjach i wymaga to szczegółowego uzasadnienia we wniosku o dofinansowanie. W związku z wymogiem, aby co do zasady wszystkie produkty projektów realizowanych ze środków funduszy strukturalnych były dostępne dla wszystkich osób, w tym również dostosowane do zidentyfikowanych potrzeb osób z niepełnosprawnościami, wnioskodawca powinien przeprowadzić analizę projektu, w szczególności w zakresie dostosowania produktów projektu do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, zgodnie z regułą uniwersalnego projektowania, o której mowa w podrozdziale 5.2 pkt 15 Wytycznych. W przypadku, gdy z przeprowadzonej analizy wynika, że wśród użytkowników danego produktu projektu lub w procesie przygotowania lub realizacji projektu mogą wystąpić osoby z niepełnosprawnościami należy zaznaczyć odpowiednie pole wniosku oraz uzupełnić opis uzasadnienie, w którym zostanie opisany zakres, w jakim produkt projektu będzie dostosowany do zidentyfikowanych w toku analizy potrzeb, a przez to dostępny dla osób z niepełnosprawnościami lub w jaki sposób zapewniona zostanie jego dostępność dla osób z niepełnosprawnościami. W sytuacji, gdy więcej niż jeden produkt projektu będzie spełniał zasadę dostępności, w polu uzasadnienia należy odnieść się do każdego z nich. W przypadku projektów, w których zasada dostępności produktów do potrzeb osób z niepełnosprawnościami nie znajduje zastosowania, należy zaznaczyć odpowiednie pole wniosku oraz uzupełnić uzasadnienie o informacje w zakresie „neutralności” produktu. Uzasadniając dostępność lub brak dostępności produktu projektu dla osób niepełnosprawnych należy uwzględnić takie elementy jak specyfika produktu projektu oraz odbiorca produktu projektu (wnioskodawca/użytkownik zewnętrzny). Dostępność dla osób niepełnosprawnych będzie zapewniona w szczególności, jeśli produkt projektu nie będzie zawierał elementów/cech stanowiących bariery w jego użytkowaniu dla osób z niepełnosprawnościami. W określeniu dostępności produktu projektu dla osób z niepełnosprawnościami można np. wskazać (jeśli dotyczy), że produkt projektu będzie dostępny dla wszystkich użytkowników bez względu na ich sprawność bez konieczności jego specjalnego przystosowania dla osób z niepełnosprawnościami oraz uzasadnić powyższe twierdzenie. W przypadku, gdy produkty projektu mają neutralny wpływ na realizację zasady dostępności, wnioskodawca powinien zadeklarować, że inne obszary związane z procesem realizacji projektu będą uwzględniały zasadę dostępności. Aby projekt mógł zostać uznany za mający pozytywny wpływ na realizację zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, musi być dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. W przypadku wyboru neutralnego/pozytywnego wpływu Wnioskodawca musi wypełnić uzasadnienie, w którym znajdą się konkretne działania realizowane w ramach projektu potwierdzające wybraną opcję. Brak wypełnionego pola uzasadnienia albo niewskazanie konkretnych działań realizowanych w ramach projektu potwierdzających dokonany wybór spowoduje negatywną ocenę kryterium formalnego – Projekt jest zgodny z zasadami horyzontalnymi wymienionymi w art. 7 i 8 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013. Czyli, co do zasady
Wnioskodawca powinien się odnieść do każdego produktu, który będzie efektem projektu. Podobnie jak powstają raporty czy opracowania, które mają być szerzej dostępne warto, by były dostosowane dla osób słabowidzących. Jeżeli coś jest nieuzasadnione to trzeba to opisać i wtedy udowadniać „neutralność”. Całość jest zależna od produktu finalnego – jeśli jest to np. produkt spożywczy czy medyczny to musi on spełniać określone normy i regulacje. Jeśli ktoś produkuje żywność z glutenem, to dlatego, że jest niedostępna dla osób nietolerujących lub uczulonych na gluten to nie oznacza, że produkt jest niezgodny z zasadą dostępności. Ale jeśli ktoś produkuje strony internetowe to musi zapewnić, że będą one dostępne także dla osób słabowidzących – chyba, że jest to produkt niszowy tylko dla osób cierpiących na „nadwzroczność”. Należy w tym miejscu przeanalizować każdy produkt i uzasadnić, czy jest pozbawiony barier dla osób z niepełnosprawnością (szeroko rozumianą).

Wnioskodawca we wniosku o dofinansowanie określa, czy jest płatnikiem podatku VAT i postępuje zgodnie z wytycznymi w tym zakresie. Jeśli jednostka naukowa nie jest płatnikiem podatku VAT, to nie ma to wpływu na zasadność kwalifikowalności podatku VAT Wnioskodawcy. W sytuacji gdy Wnioskodawca ma problem z określeniem możliwości odzyskania podatku VAT przy rozliczeniu powyższej usługi, należy zapytanie poddać konsultacji do Urzędu Skarbowego

Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku w polu "Wykazanie zdolności wnioskodawcy do wykorzystania efektów projektu" należy wskazać, że wnioskodawca posiada lub zapewnia potencjał niezbędny do wdrożenia rezultatu projektu i jego późniejszego skomercjalizowania w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, w tym wymagane zaplecze infrastrukturalne, biznesowe, finansowe, wykwalifikowane kadry, np. do uruchomienia produkcji (hala produkcyjna, sprzęt i urządzenia). Wnioskodawca nie musi posiadać wszystkich niezbędnych zasobów w momencie składania wniosku o dofinansowanie, część z nich może nabyć lub pozyskać po jego złożeniu. W przypadku, gdy wnioskodawca nie posiada własnych zasobów, a planuje korzystanie z zasobów zewnętrznych nie będących w jego posiadaniu, należy również opisać te zasoby oraz wskazać podstawy do ich wykorzystania (np. umowa z innym podmiotem) lub inne informacje uwiarygadniające zdolność wnioskodawcy do wykorzystania efektów projektu.

Z punktu widzenia zabezpieczenia interesów wnioskodawcy zalecanym jest, aby wnioskodawca przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu zawarł z wykonawcą umowę pod warunkiem zawieszającym dotyczącym złożenia wniosku o dofinansowanie lub uzyskania informacji o rekomendacji projektu do dofinansowania lub zawarcia umowy o dofinansowanie projektu z Instytucją Pośredniczącą. Zawarcie umowy warunkowej nie jest uznawane za rozpoczęcie realizacji projektu. Treść umowy pomiędzy wnioskodawcą a wykonawcą jest kształtowana autonomią woli stron, jednak IP POIR wymaga aby umowa:

  1. Była zgodna z ofertą wykonawcy wybranego do realizacji usługi;
  2. Jednoznacznie wskazywała wykonawcę usługi (przykładowo – nazwa uczelni jest niewystarczająca, należy wskazać nazwę konkretnego wydziału/ jednostki naukowej);
  3. Regulowała harmonogram i tryb odbioru prac;
  4. Regulowała kwestię autorskich praw majątkowych do utworów powstałych w wyniku realizacji usługi; autorskie prawa majątkowe muszą przechodzić na zamawiającego, tj. beneficjenta tak by mógł w pełni korzystać z wyników prac. Uwaga! Przedmiotem umowy nie może być sprzedaż licencji;
  5. Przewidywała kary za opóźnienie w realizacji usługi.

Umowa powinna zawierać szczegółowe określenie przedmiotu usługi, wraz ze wskazaniem zadań i przypisanych im kosztów i etapów realizacji projektu, informację o Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój 2014-2020 oraz poddziałaniu 2.3.2 Bony na innowacje dla MŚP, w ramach którego realizowana jest usługa. Z uwagi, iż wnioskodawcy przysługuje całość praw majątkowych do wyników prac badawczo-rozwojowych będących rezultatem projektu, umowa powinna również zapewnić przeniesienie na wnioskodawcę praw do przedmiotu opracowania w celu zapewniania możliwości jego wykorzystania i wdrożenia. Ze względu na to, iż nie ma możliwości dokonywania istotnych zmian postanowień zawartych w umowie, treść umowy pomiędzy wnioskodawcą a wykonawcą określająca przedmiot usługi, koszty, terminy realizacji zadań powinna być spójna z wnioskiem o dofinansowanie. Spójność treści w ww. zakresie pomiędzy wnioskiem o dofinansowanie a umową powinna być zapewniona na każdym etapie realizacji projektu. Dla realizacji powyższego wnioskodawca w procesie wyboru oferty, szczególnie wysyłając zapytanie ofertowe oraz określając formularz odpowiedzi jednostek naukowych, powinien wykorzystać zakres pól dotyczących opisu projektu zawartych we wzorze wniosku. Mając na uwadze powyższe należy uwzględnić, aby umowa pomiędzy wnioskodawcą a wykonawcą została zawarta najpóźniej w dniu rozpoczęcia realizacji usługi/projektu.

Koszty usługi powinny uwzględniać wszystkie składowe niezbędne do osiągnięcia rezultatu projektu. Kwalifikowalność składowych kosztów usługi, w tym materiałów zależy od ich niezbędności do realizacji usługi jednostki naukowej, osiągnięcia rezultatu tej usługi. W przypadku jeśli składową kosztu realizacji usługi będą koszty dotyczące zakupu przez wykonawcę materiałów należy w polu „Nazwa kosztu” obligatoryjnie wskazać rodzajowo te materiały i przypisany im koszt. Niewystarczającym będzie wskazanie „zakup materiałów”, bez ich szczegółowej specyfikacji, charakterystyki i przewidzianej ich wysokości. Uwaga! Należy jednak zaznaczyć, że materiały należy rozumieć jako elementy nie stanowiące odrębnej, kompletnej całości możliwej do samodzielnego wykorzystania i użytkowania. Materiały to w szczególności: materiały eksploatacyjne zużywane w procesie badawczym, surowce, substancje, półfabrykaty, półprodukty służące wytworzeniu rezultatu projektu. W tym znaczeniu nie spełniają pojęcia materiałów np. urządzenia, maszyny, oprzyrządowanie, sprzęt (np. komputery, kamery), aparatura badawcza, laboratoryjna, wyposażenie. W pojęcie materiałów nie wpisują się również wszelkie wydatki mające charakter inwestycyjny lub noszące cechy środków trwałych. Zakupione materiały powinny być wykorzystane w procesie badawczo-rozwojowym i nie powinny stanowić doposażenia jednostki naukowej. Kwalifikowalność zakupu materiałów należy również rozpatrywać w kontekście:

  1. zakresu i celu działania/poddziałania jakim jest zapewnienie przedsiębiorcom przez jednostki naukowe proinnowacyjnej usługi badawczo-rozwojowej nie mającej jednocześnie charakteru inwestycyjnego,
  2. ich niezbędności dla osiągnięcia rezultatu projektu (w tym wytworzenia prototypu wyrobu),
  3. ich komplementarnego charakteru w stosunku do usługi technologicznej stanowiącej główny cel realizacji projektu (mają charakter jedynie pomocniczy, uzupełniający stąd nie powinny stanowić głównego lub znaczącego zakresu kosztów projektu).

Zgodnie z założeniami Programu wykonawcą usługi na rzecz przedsiębiorcy, może być tylko jednostka naukowa. Oznacza to, że Beneficjent nie może zlecić i rozliczyć w ramach kosztów kwalifikowalnych usług innych podmiotów niż wybrana/e jednostka naukowa. Niewłaściwym będzie zlecenie przez wybraną jednostkę naukową do wykonania usługi podmiotowi trzeciemu. Pracownik firmy wnioskodawcy może być zaangażowany np.: w nadzór, jednak koszty z tym związane nie mogą wystąpić w projekcie.

Zgodnie z Instrukcją: Treść umowy pomiędzy wnioskodawcą a wykonawcą jest kształtowana autonomią woli stron, jednak IP POIR wymaga aby umowa:

  1. Była zgodna z ofertą wykonawcy wybranego do realizacji usługi;
  2. Jednoznacznie wskazywała wykonawcę usługi (przykładowo – nazwa uczelni jest niewystarczająca, należy wskazać nazwę konkretnego wydziału/ jednostki naukowej);
  3. Regulowała harmonogram i tryb odbioru prac;
  4. Regulowała kwestię autorskich praw majątkowych do utworów powstałych w wyniku realizacji usługi; autorskie prawa majątkowe muszą przechodzić na zamawiającego, tj. beneficjenta tak by mógł w pełni korzystać z wyników prac. Uwaga! Przedmiotem umowy nie może być sprzedaż licencji;
  5. Przewidywała kary za opóźnienie w realizacji usługi.

Umowa powinna zawierać szczegółowe określenie przedmiotu usługi, wraz ze wskazaniem zadań i przypisanych im kosztów i etapów realizacji projektu, w ramach którego realizowana jest usługa. Z uwagi, iż wnioskodawcy przysługuje całość praw majątkowych do wyników prac badawczo-rozwojowych będących rezultatem projektu, umowa powinna również zapewnić przeniesienie z wykonawcy na wnioskodawcę praw do przedmiotu opracowania w celu zapewnienia możliwości jego wykorzystania i wdrożenia. Ze względu na to, iż nie ma możliwości dokonywania istotnych zmian postanowień zawartych w umowie, treść umowy pomiędzy wnioskodawcą a wykonawcą określająca przedmiot usługi, koszty, terminy realizacji zadań powinna być spójna z wnioskiem o dofinansowanie. Spójność treści w ww. zakresie pomiędzy wnioskiem o dofinansowanie a umową powinna być zapewniona na każdym etapie realizacji projektu. Dla realizacji powyższego wnioskodawca w procesie wyboru oferty, szczególnie wysyłając zapytanie ofertowe oraz określając formularz odpowiedzi jednostek naukowych, powinien wykorzystać zakres pól dotyczących opisu projektu zawartych we wzorze wniosku w szczególności krótki opis projektu, cel projektu, szczegółowe informacje o projekcie, rezultat projektu, harmonogram rzeczowo-finansowy. Mając na uwadze powyższe należy uwzględnić, aby umowa pomiędzy wnioskodawcą a wykonawcą została zawarta najpóźniej w dniu rozpoczęcia realizacji usługi.

Jeśli rezultatem projektu jest oprogramowanie to powinno ono jednocześnie stanowić nową lub znacząco ulepszoną metodę produkcyjną, sposób świadczenia usługi, dostawy, lub znacząco ulepszoną zmianę w zakresie wyrobów będących rzeczami (np. zmiany w zakresie maszyn, urządzeń wnioskodawcy). Należy zatem uznać za niekwalifikowalne, jeśli przedmiotem projektu jest stworzenie oprogramowania, będącego samodzielnym przeznaczonym do sprzedaży produktem (wyrobem, usługą).

Wykonawcą usługi może być wyłącznie wskazana we wniosku o dofinansowanie jednostka naukowa/jednostki naukowe. Niewłaściwym będzie podzlecenie przez wybraną jednostkę naukową części lub całości usługi podmiotowi trzeciemu. Jeśli dla realizacji projektu w niezbędnym i ograniczonym zakresie konieczne jest zaangażowanie innych naukowców/ekspertów spoza wybranej jednostki naukowej, powinna ona zawrzeć z nimi umowę i zaangażować do swojego zespołu projektowego. Nie zostało określone, jaki to jest rodzaj umowy. Nie może ona jednak mieć znamion podwykonawstwa. Osoba taka ma być częścią zespołu.

Zgodnie z Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 8 maja 2015 r. w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020 (zwanymi dalej „Wytycznymi”) zasada równości szans i niedyskryminacji oznacza umożliwienie wszystkim osobom – bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę lub pochodzenie etniczne, wyznawaną religię lub światopogląd, orientację seksualną – sprawiedliwego, pełnego uczestnictwa we wszystkich dziedzinach życia na jednakowych zasadach. We wniosku należy określić, czy projekt będzie zgodny z zasadą równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz uzupełnić opis pozytywnego wpływu projektu na realizację tej zasady, z uwzględnieniem zapisów podrozdziału 5.2 pkt 17 i 18 ww. Wytycznych. Opis zasad horyzontalnych, dostępu dla osób niepełnosprawnych i równości szans powinny odnosić się do produktów projektu, zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie we wniosku należy określić, czy projekt będzie zgodny z zasadą równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz uzupełnić opis pozytywnego wpływu projektu na realizację tej zasady, z uwzględnieniem zapisów podrozdziału 5.2 pkt 17 i 18 ww. Wytycznych. Co do zasady neutralny wpływ mogą mieć projekty tylko w wyjątkowych sytuacjach i wymaga to szczegółowego uzasadnienia we wniosku o dofinansowanie. W związku z wymogiem, aby co do zasady wszystkie produkty projektów realizowanych ze środków funduszy strukturalnych były dostępne dla wszystkich osób, w tym również dostosowane do zidentyfikowanych potrzeb osób niepełnosprawnościami, wnioskodawca powinien przeprowadzić analizę projektu, w szczególności w zakresie dostosowania produktów projektu do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, zgodnie z regułą uniwersalnego projektowania, o której mowa w podrozdziale 5.2 pkt 15 Wytycznych.

Przedsiębiorca, na etapie składania wniosku o dofinansowanie, zakłada osiągnięcie oczekiwanych rezultatów i celu projektu. Ich osiągnięcie jest konieczne do uzyskania dofinansowania. W przypadku wystąpienia trudności, nieprzewidzianych wcześniej zdarzeń lub w przypadku uzyskania innych efektów prowadzonych prac badawczo-rozwojowych przez jednostkę naukową, Beneficjent powinien zgłosić zaistniałą sytuację do Instytucji Pośredniczącej Poddziałania 2.3.2 PO IR, tj. do Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Każdy przypadek rozpatrywany będzie indywidualnie. Istotne jest, jakie były przyczyny nieosiągnięcia sukcesu prac B+R. Beneficjent może np. uzgodnić z IP podjęcie działań mających na celu pomoc w prawidłowej realizacji projektu, czy zaproponować korektę dokumentacji projektowej. Nie można również wykluczyć najmniej korzystnego przypadku, iż nastąpi zmniejszenie kwoty dofinansowania lub jej całkowity zwrot.

Wniosek o dofinansowanie jest składany drogą elektroniczną za pośrednictwem Generatora Wniosków. Wniosek o dofinansowanie należy sporządzić zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu, stanowiącą załącznik nr 3 do regulaminu. Wszelkie inne formy elektronicznej lub papierowej wizualizacji treści wniosku nie stanowią wniosku o dofinansowanie i nie będą podlegać ocenie. Generator Wniosków dostępny jest pod adresem: https://lsi1420.parp.gov.pl/home

Za rozpoczęcie realizacji projektu uznaje się dzień zaciągnięcia pierwszego prawnie wiążącego zobowiązania do zamówienia usługi związanej z realizacją projektu, z wyłączeniem działań przygotowawczych do realizacji projektu, w szczególności procesu wyboru wykonawcy usługi i przygotowania dokumentacji związanej z wyborem wykonawcy. Za rozpoczęcie realizacji projektu zostanie uznane w szczególności zawarcie bezwarunkowej umowy pomiędzy wnioskodawcą a wykonawcą, będącej prawnie wiążącym zobowiązaniem do realizacji usługi na rzecz wnioskodawcy. Z punktu widzenia zabezpieczenia interesów wnioskodawcy zalecanym jest, aby wnioskodawca przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu zawarł z wykonawcą umowę pod
warunkiem zawieszającym dotyczącym złożenia wniosku o dofinansowanie lub uzyskania informacji o rekomendacji projektu do dofinansowania lub zawarcia umowy o dofinansowanie projektu z Instytucją Pośredniczącą. Zawarcie umowy warunkowej nie jest uznawane za rozpoczęcie realizacji projektu.  

Zgodnie z zapisami Instrukcji do wypełniania wniosku należy określić, czy wnioskodawca ma możliwość odzyskania VAT poniesionego w związku z realizacją projektu, częściowego odzyskania VAT, czy nie ma takiej możliwości. Wnioskodawca deklaruje możliwość (bądź jej brak) odzyskania podatku VAT poprzez wybranie jednej z dostępnych opcji. Jeśli wnioskodawca ma możliwość odzyskania podatku VAT poniesionego w związku z realizacją projektu, to kwoty wydatków ogółem nie mogą być równe kwotom wydatków kwalifikowalnych wskazanych w części VIII wniosku o dofinansowanie w Harmonogramie rzeczowo – finansowym. Wówczas gdy wnioskodawca ma możliwość odzyskania podatku VAT to kwota tego podatku nie jest wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie, a zatem wartości kwoty wydatków ogółem i wydatków kwalifikowalnych powinny być od siebie różne (co najmniej o wartość kwoty podatku VAT).

UWAGA! Wybranie odpowiedniej opcji w tym punkcie będzie miało wpływ na sposób wypełniania Harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu w punkcie X wniosku o dofinansowanie. W przypadku braku możliwości odzyskania podatku VAT poniesionego w związku z realizacją projektu i uznania go za wydatek kwalifikowalny, należy przedstawić szczegółowe uzasadnienie zawierające podstawę prawną wskazującą na brak możliwości obniżenia VAT należnego o VAT naliczony zarówno na dzień sporządzania wniosku o dofinansowanie, jak również mając na uwadze planowany sposób wykorzystania w przyszłości (w okresie realizacji projektu oraz w okresie 3 lat od dnia zakończenia realizacji Projektu) majątku wytworzonego w związku z realizacją projektu. Co do zasady podstawą braku możliwości odzyskania VAT może być tylko zwolnienie podmiotowe wnioskodawcy lub wykonawcy usługi. W przypadku, gdy podatek VAT nie jest uznany za kwalifikowalny, należy wpisać „nie dotyczy”.

Planując harmonogram rzeczowo-finansowy, poszczególne zadania i ich terminy należy uwzględnić perspektywę składania wniosków o płatność na etapie realizacji umowy o dofinansowanie z Instytucją Pośredniczącą, w tym wniosków wykazujących poniesione wydatki w celu ich refundacji (wniosek o płatność powinien być składany nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy). Należy jednak uwzględnić zasadę aby planując i definiując projekt wziąć pod uwagę, że wniosek o płatność pośrednią wykazujący poniesione koszty składany na etapie realizacji umowy powinien dotyczyć zadania/ń zakończonych i precyzyjnie określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym (w toku realizacji projektu nie będzie możliwe przedłożenie do refundacji wydatków poniesionych tylko za część zadania). Ze względu na powyższe, nie rekomendujemy:

  • opisywania projektu w jednym zadaniu,
  • realizacji kilku/ wszystkich zadań w projekcie równolegle, tj. w tym samym terminie,
  • wskazywania zadania, którego okres realizacji wynosi kilka lub kilkanaście miesięcy. W przypadku założenia w projekcie 1 zadania, niemożliwe będzie wystąpienie przez beneficjenta z wnioskiem o płatność refundacyjną za część wykonanych zadań (w takim projekcie możliwa byłaby tylko płatność końcowa po wcześniejszej zapłacie przez beneficjenta na rzecz wykonawcy za całość usługi). Dane zawarte w harmonogramie rzeczowo-finansowym powinny być spójne z danymi zawartymi w innych częściach wniosku.

Zaleca się, aby ilość zadań w harmonogramie wynosiła od 3 do 10 (o ile złożoność projektu nie uzasadnia większej liczby zadań). Informacje przedstawione w tabeli powinny być uzasadnione w kontekście wskazanego celu projektu i obejmować całość realizacji projektu. Zawarte w tabeli zadania i działania powinny wskazywać na ich zgodność z zakresem poddziałania i doprowadzić w rezultacie w ramach projektu do opracowania nowego lub znacząco ulepszonego wyrobu, usługi, technologii lub nowego projektu wzorniczego oraz obejmować działania mające na celu wdrożenie (jeśli dotyczy) opracowanego wyrobu, projektu wzorniczego, usługi lub technologii. Nie jest wystarczającym przeprowadzenie w projekcie jedynie badań naukowych, które analizują pewien stan faktyczny. Na podstawie przeprowadzonych badań powinno nastąpić obligatoryjnie opracowanie przez jednostkę naukową nowej lub znacząco ulepszonej usługi, technologii, wyrobu lub nowego projektu wzorniczego. Tym samym niewłaściwe będzie założenie realizacji projektu, zlecenie usługi jednostce naukowej jedynie celem testowania, certyfikacji już opracowanego wyrobu, technologii. Powyższe nie oznacza, że w ramach realizowanego projektu wykluczone są działania dotyczące certyfikacji przez jednostkę naukową opracowanego wyrobu/technologii. Zadania związane z certyfikacją mogą być jedynie pochodną zrealizowanej w projekcie usługi jednostki naukowej, której rezultatem jest opracowanie.

Wskazane pozycje należy wybrać poprzez wskazanie jednej opcji z listy rozwijanej. Listy z poszczególnymi kategoriami, odpowiednie dla danego pola wniosku, widoczne są we wniosku w Generatorze Wniosków na stronie: https://lsi1420.parp.gov.pl/home. Ponadto, pomocna przy wypełnieniu wniosku jest Instrukcja użytkownika dostępna na stronie: https://lsi1420.parp.gov.pl/media/instrukcja_zewnetrzna.pdf.

Zgodnie z przytoczonym zapisem z Instrukcji wypełniania wniosku, istnieje możliwość, aby PKD projektu nie zostało ujawnione w KRS na dzień składania wniosku, natomiast należy mieć na uwadze, że weryfikacji podlega, czy zakres wnioskowanego projektu nie dotyczy działalności wykluczonej.

Jeśli rezultatem projektu jest oprogramowanie to powinno ono jednocześnie stanowić nową lub znacząco ulepszoną metodę produkcyjną, sposób świadczenia usługi, dostawy, lub znacząco ulepszoną zmianę w zakresie wyrobów będących rzeczami (np. zmiany w zakresie maszyn, urządzeń wnioskodawcy). Należy zatem uznać za niekwalifikowalne, jeśli przedmiotem projektu jest stworzenie oprogramowania, będącego samodzielnym przeznaczonym do sprzedaży produktem (wyrobem, usługą). 

Nie jest wystarczającym przeprowadzenie w projekcie jedynie badań naukowych, które analizują pewien stan faktyczny. Na podstawie przeprowadzonych badań powinno nastąpić obligatoryjnie opracowanie przez jednostkę naukową nowej lub znacząco ulepszonej usługi, technologii, wyrobu lub nowego projektu wzorniczego. Tym samym niewłaściwe będzie założenie realizacji projektu, zlecenie usługi jednostce naukowej jedynie celem testowania, certyfikacji już opracowanego wyrobu, technologii. Powyższe nie oznacza, że w ramach realizowanego projektu wykluczone są działania dotyczące certyfikacji przez jednostkę naukową opracowanego wyrobu/technologii. Zadania związane z certyfikacją mogą być jedynie pochodną zrealizowanej w projekcie usługi jednostki naukowej, której rezultatem jest opracowanie.

Dokumentacja konkursowa do działania nie zawiera przykładowego wzoru umowy warunkowej. Natomiast w instrukcji wypełniania wniosku podano informację co ma zawierać umowa między wnioskodawcą a jednostką naukową (taką formę może również posiadać umowa warunkowa z zastrzeżeniem warunku otrzymania dofinansowania): Treść umowy pomiędzy wnioskodawcą a wykonawcą jest kształtowana autonomią woli stron, jednak IP POIR wymaga aby umowa:

  1. Była zgodna z ofertą wykonawcy wybranego do realizacji usługi;
  2. Jednoznacznie wskazywała wykonawcę usługi (przykładowo – nazwa uczelni jest niewystarczająca, należy wskazać nazwę konkretnego wydziału/ jednostki naukowej);
  3. Regulowała harmonogram i tryb odbioru prac;
  4. Regulowała kwestię autorskich praw majątkowych do utworów powstałych w wyniku realizacji usługi; autorskie prawa majątkowe muszą przechodzić na zamawiającego, tj. beneficjenta tak by mógł w pełni korzystać z wyników prac. Uwaga! Przedmiotem umowy nie może być sprzedaż licencji;
  5. Przewidywała kary za opóźnienie w realizacji usługi.

Umowa powinna zawierać szczegółowe określenie przedmiotu usługi, wraz ze wskazaniem zadań i przypisanych im kosztów i etapów realizacji projektu, informację o Programie Operacyjnym Inteligentny Rozwój 2014-2020 oraz poddziałaniu 2.3.2 Bony na innowacje dla MŚP, w ramach którego realizowana jest usługa. Z uwagi, iż wnioskodawcy przysługuje całość praw majątkowych do wyników prac badawczo-rozwojowych będących rezultatem projektu, umowa powinna również zapewnić przeniesienie na wnioskodawcę praw do przedmiotu opracowania w celu zapewniania możliwości jego wykorzystania i wdrożenia. Ze względu na to, iż nie ma możliwości dokonywania istotnych zmian postanowień zawartych w umowie, treść umowy pomiędzy wnioskodawcą a wykonawcą określająca przedmiot usługi, koszty, terminy realizacji zadań powinna być spójna z wnioskiem o dofinansowanie. Spójność treści w ww. zakresie pomiędzy wnioskiem o dofinansowanie a umową powinna być zapewniona na każdym etapie realizacji projektu. Dla realizacji powyższego wnioskodawca w procesie wyboru oferty, szczególnie wysyłając zapytanie ofertowe oraz określając formularz odpowiedzi jednostek naukowych, powinien wykorzystać zakres pól dotyczących opisu projektu zawartych we wzorze wniosku. Mając na uwadze powyższe należy uwzględnić, aby umowa pomiędzy wnioskodawcą a wykonawcą została zawarta najpóźniej w dniu rozpoczęcia realizacji usługi/projektu.

Wnioskodawca nie musi posiadać wszystkich niezbędnych zasobów w momencie składania wniosku o dofinansowanie, część z nich może nabyć lub pozyskać po jego złożeniu. Należy jednak pamiętać, że w przypadku, gdy wnioskodawca nie posiada własnych zasobów, a planuje korzystanie z zasobów zewnętrznych nie będących w jego posiadaniu, należy również szczegółowo opisać te zasoby oraz wskazać obiektywnie weryfikowalne podstawy do ich wykorzystania, np. umowa z innym podmiotem, porozumienie, list intencyjny lub inne informacje uwiarygadniające zdolność wnioskodawcy do wykorzystania efektów projektu.

We wniosku należy wskazać, że wnioskodawca posiada lub zapewnia potencjał niezbędny do wdrożenia rezultatu projektu i jego późniejszego skomercjalizowania w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, w tym wymagane zaplecze infrastrukturalne, biznesowe, finansowe, wykwalifikowane kadry, np. do uruchomienia produkcji (hala produkcyjna, sprzęt i urządzenia). Jeżeli wnioskodawca zamierza zlecić proces produkcyjny podmiotowi zewnętrznemu, musi we wniosku wskazać ten podmiot oraz wykazać jego potencjał produkcyjny, np. hale produkcyjno-magazynową, park maszynowy, itp. Należy jednak pamiętać, iż pojęcie wdrożenia i komercjalizacji rezultatu projektu nie ogranicza się wyłącznie do aspektu samej produkcji, i obejmuje wiele innych obszarów działalności gospodarczej, takich jak kwestie dystrybucji, logistyki, marketingu i promocji, koszty zarządzania i administracji, zasoby ludzkie i finansowe, które wnioskodawca również powinien posiadać lub zapewnić.